Strategische Vorbereitung, Pflichtenkatalog, Outsourcing oder Eigenbetrieb – der Weg zur passgenauen Payroll-Lösung
Bei der Entgeltabrechnung gibt es keine Zwischenstufen: Das Ergebnis ist korrekt oder fehlerhaft. Genau deshalb zählt die Wahl der passenden Software zu den wichtigsten Entscheidungen im Personalwesen. Claus Nielsen, Gründer von HRNeeds, zeigt auf der 4INSIDER | HR Online Konferenz anhand praxisnaher Beispiele und strukturierter Methoden, wie Unternehmen eine fundierte Auswahl treffen können – basierend auf objektiven Kriterien statt Gewohnheiten.
Weshalb Unternehmen bei der Softwareauswahl häufig Fehler machen
Die Ursache liegt selten in mangelnder Aufmerksamkeit der Verantwortlichen. Vielmehr steht die Tatsache im Vordergrund, dass die Einführung einer Gehaltsabrechnungslösung meist nur einmal innerhalb vieler Jahre erfolgt. Dadurch fehlt oftmals die notwendige Marktkenntnis und Vergleichserfahrung. Entscheidungen werden dann eher auf Vermutungen als auf belastbaren Informationen getroffen.
Aus genau diesem Grund entstand HRNeeds im Jahr 2020. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, HR-Technologien unabhängig und transparent zu vergleichen – von Payroll-Systemen über Zeiterfassungslösungen bis hin zu Mitarbeiter-Benefits und Workforce-Management. Heute umfasst die Datenbank mehr als 120 Softwareanbieter für den deutschsprachigen Raum sowie zahlreiche europäische Märkte.
Was versteht man unter einer Payroll-Software?
Eine Payroll-Software ist eine digitale Anwendung zur automatisierten Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Sie berechnet Vergütungen, erstellt Abrechnungen und verwaltet abrechnungsrelevante Daten. Dabei müssen gesetzliche Vorgaben, tarifliche Vereinbarungen, Sozialabgaben und unternehmensspezifische Regelungen vollständig und fehlerfrei berücksichtigt werden. Bei der Entgeltabrechnung gibt es keine Interpretationsspielräume – die Berechnung ist entweder korrekt oder nicht.
1) Gemeinsame Analyse vor Projektbeginn
Bevor Gespräche mit Anbietern geführt werden, empfiehlt Claus Nielsen eine sorgfältige Vorbereitungsphase gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern. Folgende Fragen sollten dabei geklärt werden:
- Welche Lösungen für das Personalmanagement sind derzeit im Unternehmen etabliert, beispielsweise Zeiterfassung, Personalverwaltung oder digitale Personalakte?
- Welche Integrationen werden benötigt? Ist ein Datenaustausch in beide Richtungen erforderlich?
- Welche rechtlichen und tariflichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
- Wird eine Komplettlösung bevorzugt oder sollen spezialisierte Systeme über Schnittstellen miteinander verbunden werden?
- Gibt es internationale Niederlassungen, deren länderspezifische Anforderungen berücksichtigt werden müssen?
Besonders wichtig: Nicht jeder Payroll-Anbieter stellt offene Schnittstellen zur Verfügung. Wer bestehende HR-Systeme weiter nutzen möchte, sollte die Integrationsmöglichkeiten frühzeitig prüfen.
BPO oder Inhouse-Payroll – wo liegt der Unterschied?
Beim Payroll-BPO (Business Process Outsourcing) wird die gesamte Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister übertragen. Dieser übernimmt die operative Verarbeitung, gesetzliche Aktualisierungen, Datenspeicherung sowie häufig auch Schulungen. Die Verantwortung für die rechtliche Korrektheit der Abrechnung bleibt jedoch stets beim Unternehmen.
Bei der Inhouse-Payroll erfolgt die Abrechnung intern über eine eigene Softwarelösung. Diese kann lokal betrieben oder als Cloud-Anwendung genutzt werden.
Beide Modelle bieten spezifische Vorteile und Herausforderungen:
Vorteile eines BPO-Modells
- Deutliche Entlastung interner Ressourcen
- Keine eigene Verantwortung für technische Updates
- Gesetzliche Änderungen werden automatisch berücksichtigt
- Weniger Schulungs- und Weiterbildungskosten
- Flexible Unterstützung bei personellen Engpässen
Nachteile eines BPO-Modells
- Hohe Abhängigkeit vom Dienstleister
- Verlust internen Fachwissens
- Rechtliche Haftung verbleibt beim Unternehmen
- Laufende Kosten von etwa 5 bis 12 Euro pro Abrechnung, abhängig von Umfang und Unternehmensgröße
Hinweis: Outsourcing muss nicht vollständig erfolgen. Unternehmen können gezielt einzelne Aufgabenbereiche auslagern, beispielsweise Bescheinigungen oder Vertretungsleistungen.
Unterschiedliche Prioritäten je nach Unternehmensgröße
Kleinere Unternehmen legen meist Wert auf einfache Bedienbarkeit, geringe Kosten, hohe Automatisierung und eine spürbare Zeitersparnis. Viele entscheiden sich deshalb für Outsourcing-Modelle oder moderne KI-basierte Payroll-Lösungen.
Größere Organisationen stehen häufig vor deutlich komplexeren Anforderungen. Mehrere Tarifwerke, unterschiedliche Vergütungsmodelle, internationale Standorte und länderspezifische Vorschriften erfordern leistungsfähige Systeme mit zentraler Datenverwaltung.
Welche Rolle KI künftig in der Entgeltabrechnung spielen wird
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Bereich der Entgeltabrechnung. Erste Anbieter integrieren bereits KI-Technologien in ihre Payroll-Lösungen. Dabei übernimmt die künstliche Intelligenz einen Teil des Fachwissens, überprüft Eingaben auf Plausibilität und unterstützt Anwender bei der fehlerfreien Abrechnung.
Nach Einschätzung von Claus Nielsen werden solche Systeme innerhalb kurzer Zeit breit verfügbar sein und den Zugang zur eigenständigen Gehaltsabrechnung deutlich vereinfachen.
2) Erstellung eines Lastenhefts
Das Lastenheft beschreibt die Ausgangssituation, die Zielsetzung, gewünschte Abläufe, erforderliche Schnittstellen sowie den geplanten Projektverlauf. Es dient als Grundlage für Angebotsanfragen und umfasst in der Regel drei bis fünf Seiten.
Folgende Inhalte sollten enthalten sein:
- Bestehende Systemlandschaft und aktuelle Integrationen
- Gewünschte Schnittstellen zur neuen Lösung
- Geplanter Projektzeitraum inklusive Schulungen und Go-Live
- Qualitätsanforderungen an Software und Einführung
- Perspektivische Erweiterungen und zukünftige Anforderungen
3) Der Anforderungskatalog
Während das Lastenheft den Rahmen beschreibt, definiert der Anforderungskatalog konkrete Funktionen und Eigenschaften der Software. Die Formulierungen sollten eindeutig sein und keinen Interpretationsspielraum zulassen.
Beispiel:
Statt: „Ist die Software international sprachoptimiert?“
Besser:„Unterstützt die Software die Sprachen Deutsch, Österreichisch und Französisch?“
Der Katalog wird vorab an die Anbieter versendet. Nur Anbieter, die die Anforderungen schriftlich bestätigen, sollten in die nächste Auswahlrunde aufgenommen werden.
4) Die Anbieterpräsentation
Während des Präsentationstermins sollten Unternehmen auf folgende Punkte achten:
- Die Software detailliert vorführen lassen, nicht nur ausgewählte Highlights
- Konkrete Informationen zur Implementierung und Datenmigration einholen
- Die Produktstrategie und Weiterentwicklung des Anbieters hinterfragen
- Einen standardisierten Bewertungsbogen verwenden und Ergebnisse unmittelbar dokumentieren
Ohne eine strukturierte Bewertung wird ein objektiver Vergleich verschiedener Anbieter im Nachhinein deutlich erschwert.
5) Worauf beim Vertrag geachtet werden sollte
Folgende Punkte sollten zwingend Bestandteil des Vertrags sein:
- Lastenheft und Anforderungskatalog als Vertragsanhang
- Umfang und Kosten der Schulungen
- Preise für Anpassungen und Schnittstellenentwicklungen
- Regelungen zur Datenspeicherung innerhalb Europas gemäß DSGVO
- Schriftliches Abnahmeprotokoll der eingeführten Lösung
FAQ: Payroll-Software
Was versteht man unter einer bidirektionalen Schnittstelle im Payroll-Bereich?
Eine bidirektionale Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch in beide Richtungen. Änderungen, die beispielsweise Mitarbeitende über ein Self-Service-Portal vornehmen, werden automatisch an die Payroll-Lösung übertragen und umgekehrt.
Wer haftet bei ausgelagerter Gehaltsabrechnung?
Unabhängig vom Umfang des Outsourcings bleibt die Verantwortung für die korrekte Abrechnung beim beauftragenden Unternehmen.
Wo sollten Personaldaten gespeichert werden?
Aus Datenschutzgründen empfiehlt sich eine Speicherung innerhalb der Europäischen Union. Viele Unternehmen bevorzugen deutsche Rechenzentren, verpflichtend ist dies jedoch nicht.
Welche Kosten entstehen bei Payroll-BPO?
Je nach Unternehmensgröße und Leistungsumfang bewegen sich die Kosten in der Regel zwischen 5 und 12 Euro pro Abrechnung. Kleinere Unternehmen zahlen häufig höhere Beträge pro Mitarbeitendem als größere Organisationen.
Schlussfolgerung: Objektive Kriterien statt Bauchgefühl
Die Einführung einer Payroll-Lösung zählt zu den strategisch wichtigsten HR-Projekten, da sie jeden Mitarbeitenden monatlich betrifft. Unternehmen, die strukturiert vorgehen, ein Lastenheft erstellen, einen detaillierten Anforderungskatalog nutzen und Anbieter systematisch vergleichen, schaffen die Grundlage für eine faktenbasierte Entscheidung – statt sich von Präsentationen oder Gewohnheiten leiten zu lassen.
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