Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit: Überblick
Vertrauensarbeitszeit bleibt auch 2026 grundsätzlich zulässig. Sie befreit Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Entscheidend ist, Flexibilität für Beschäftigte mit dem Schutz von Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten zu verbinden.
Gilt die Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich auch dann, wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht laufend vorgibt oder kontrolliert, wann genau gearbeitet wird. Sie bedeutet nicht, dass Arbeitszeit gar nicht mehr erfasst werden muss.
Rechtliche Grundlage ist insbesondere der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21. Das BAG leitet aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden können. Der Europäische Gerichtshof hatte bereits 2019 ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verlangt.
Die Verantwortung für das System liegt beim Arbeitgeber. Die konkrete Erfassung kann allerdings an Mitarbeitende delegiert werden, etwa über eine Self-Service-Funktion in einer Zeiterfassungssoftware. Auch bei Selbstaufschreibung bleibt das Unternehmen dafür verantwortlich, dass die Vorgaben funktionieren und Verstöße erkennbar werden.
Was Vertrauensarbeitszeit weiterhin ermöglicht
Die Arbeitszeiterfassungspflicht beendet Vertrauensarbeitszeit nicht. Mitarbeitende können weiterhin selbst entscheiden, wann sie ihren Arbeitstag beginnen, Pausen nehmen oder ihre vereinbarte Arbeitszeit über die Woche verteilen. Die Zeiterfassung dokumentiert dabei die tatsächlich geleistete Zeit, nicht die Arbeitsleistung im Minutentakt.
Ein praxistaugliches Modell trennt deshalb klar zwischen Zeitsouveränität und Dokumentationspflicht: Die Beschäftigten planen ihre Arbeitszeit selbstständig, erfassen sie aber vollständig und zeitnah. So bleibt die Ergebnisorientierung erhalten, während das Unternehmen seiner Schutz- und Kontrollpflicht nachkommt.
Warum die Dokumentation bei Vertrauensarbeitszeit wichtig ist
Auch bei hoher Eigenverantwortung gelten die Vorgaben aus dem Arbeitszeiterfassungsgesetz. Die Erfassung hilft, Überschreitungen frühzeitig zu erkennen und schützt sowohl Beschäftigte als auch Arbeitgeber vor Konflikten über Arbeitszeit und Überstunden.
- Tägliche Höchstarbeitszeit: Grundsätzlich sind acht Stunden werktäglich zulässig. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur möglich, wenn der gesetzlich vorgesehene Ausgleich eingehalten wird.
- Pausen: Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind Ruhepausen vorgeschrieben.
- Ruhezeit: Zwischen zwei Arbeitseinsätzen sind grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit einzuhalten.
- Überstunden: Dokumentierte Zeiten schaffen Transparenz darüber, ob Mehrarbeit entsteht und wie sie nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag behandelt wird.
Besonders bei mobilem Arbeiten und Homeoffice können sich Arbeits- und Privatzeit leichter vermischen. Eine einfache, verlässliche systematische Arbeitszeiterfassung macht Belastung sichtbar, ohne flexible Arbeitsmodelle grundsätzlich einzuschränken.
Wie muss Vertrauensarbeitszeit erfasst werden?
Für die Praxis sollte das Zeiterfassungssystem mindestens ermöglichen, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Pausen sollten ebenfalls korrekt abgebildet werden, damit die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben überprüfbar bleibt. Ob die Eintragung per App, Webanwendung, Terminal oder anderer geeigneter Lösung erfolgt, richtet sich nach Arbeitsmodell und Unternehmensorganisation.
Wichtig ist ein Verfahren, das für Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice und unterwegs gleichermaßen nutzbar ist. Starre Anwesenheitskontrolle ist dafür nicht erforderlich. Sinnvoll sind vielmehr klare Regeln dazu, wann Zeiten einzutragen sind, wie Korrekturen erfolgen und an wen sich Beschäftigte bei Fragen oder ungewöhnlich hohen Arbeitszeiten wenden können.
Wo schafft integrierte HR-Software im Personalmanagement den grössten Mehrwert?
Herr Guldimann: Ein klassisches Beispiel sind die Mitarbeitenden-Stammdaten. Werden Personaldaten zentral gepflegt und mit der Lohnbuchhaltung oder anderen HR-Systemen synchronisiert, entfallen viele Doppelerfassungen. Gleichzeitig können Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.
Ein weiterer Bereich ist die Organisationsstruktur. Neue Mitarbeitende können automatisch im Organigramm erscheinen. Rollen, Funktionen und Zuständigkeiten bleiben dadurch aktuell und für die entsprechenden Personen sichtbar.
Wie unterstützt eine integrierte HR-Lösung das Bewerbermanagement und Recruiting?
Herr Guldimann: Auch dort ist eine zentrale Datenbasis entscheidend. Von der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Einstellung sollten Informationen möglichst durchgängig verfügbar sein.
Wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und Informationen nicht über E-Mails, Tabellen und verschiedene Ablagen verteilt werden, wird der Rekrutierungsprozess wesentlich transparenter und nachvollziehbarer. Und nach der Einstellung kann der Prozess direkt in das Onboarding übergehen.
Darauf sollten Unternehmen bei der Umsetzung achten
- Arbeitszeit, Pausen und Überstunden in einer klaren Regelung beschreiben.
- Eine Erfassungslösung wählen, die zur flexiblen Arbeitsorganisation passt und einfach zu bedienen ist.
- Führungskräfte dafür sensibilisieren, Belastungsspitzen, Ruhezeiten und wiederkehrende Mehrarbeit zu beachten.
- Mitarbeitende transparent informieren: Zeiterfassung dient dem Arbeitszeitschutz und ist kein Misstrauensvotum.
- Datenschutz berücksichtigen, etwa durch angemessene Zugriffsrechte und eine auf den Zweck beschränkte Verarbeitung der Zeitdaten.
- Bei bestehendem Betriebsrat dessen Mitbestimmungsrechte bei der Ausgestaltung von Arbeitszeit und technischen Systemen einbeziehen.
Gibt es Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung?
Eine allgemeine Ausnahme für Vertrauensarbeitszeit gibt es nicht. Dass Beschäftigte ihre Zeit frei einteilen oder außerhalb fester Bürozeiten arbeiten, reicht für eine Befreiung nicht aus. Ausnahmen können nur für eng begrenzte Beschäftigtengruppen oder Tätigkeiten in Betracht kommen, wenn besondere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind.
Die EU-Arbeitszeitrichtlinie erlaubt unter bestimmten Bedingungen Abweichungen, etwa wenn die Arbeitszeit wegen besonderer Merkmale der Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus bestimmt werden kann oder von den Beschäftigten selbst bestimmt wird. Diese Ausnahme ist eng auszulegen. Unternehmen sollten daraus nicht pauschal ableiten, dass bei Führungskräften oder Vertrauensarbeitszeit keine Aufzeichnungspflicht besteht. Nützliche Details zu möglichen Sonderregeln finden Sie unter Zeiterfassung für leitende Angestellte. Für die konkrete arbeitsrechtliche Bewertung ist bei Zweifeln fachkundige Rechtsberatung erforderlich.
Zeiterfassung einführen, ohne Vertrauen zu verlieren
Die Akzeptanz einer Zeiterfassung hängt stark von der Kommunikation und der konkreten Ausgestaltung ab. Wenn Beschäftigte die Erfassung selbstständig vornehmen können, ihre flexiblen Arbeitszeiten behalten und der Zweck klar erklärt wird, lässt sich Vertrauensarbeitszeit sinnvoll weiterführen. Vertiefendes Praxiswissen bietet das Webinar: korrekte, rechtssichere Zeiterfassung.
Für Unternehmen, die Zeitwirtschaft und Zeiterfassung praktisch umsetzen möchten, bietet HRNeeds einen kostenlosen, anbieterunabhängigen Vergleich und persönliche Empfehlungen. Dabei können Anforderungen wie mobile Erfassung, Homeoffice-Tauglichkeit, Arbeitszeitkonten und passende Auswertungen in die Auswahl einbezogen werden.
Unternehmen können zudem die Zeiterfassung-Software im Vergleich nutzen, um eine digitale und rechtssichere Umsetzung für ihre Anforderungen zu finden.
Häufige Fragen zur Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung
Datenschutz und Zugriffsrechte bei der Zeiterfassung
Beachten Sie den Datenschutz: Arbeiten Sie mit angemessenen Zugriffsrechten, beschränken Sie die Verarbeitung der Zeitdaten auf den Zweck und informieren Sie die Beschäftigten transparent über Verfahren, Verantwortlichkeiten und Aufbewahrungsfristen.
Praxis: Zuständigkeiten und Prozesse
Legen Sie fest, wann Zeiten einzutragen sind, wie Korrekturen erfolgen und wer bei Fragen oder ungewöhnlich hohen Arbeitszeiten Ansprechpartner ist. Delegation der Erfassung an Mitarbeitende ist möglich, die Verantwortung für ein geeignetes System bleibt beim Arbeitgeber.
Mobiles Arbeiten und Homeoffice
Bei mobilem Arbeiten und im Homeoffice können sich Arbeits- und Privatzeit leichter vermischen. Eine einfache, verlässliche Zeiterfassung macht Belastungen sichtbar, ohne flexible Arbeitsmodelle einzuschränken.
Arbeitszeitkonten und Auswertungen
Für flexible Teams, mobile Arbeit und Arbeitszeitkonten erleichtert eine geeignete digitale Zeitwirtschaftslösung die korrekte und einheitliche Umsetzung und liefert die passenden Auswertungen.
Rechtlicher Hintergrund
Rechtliche Grundlage ist insbesondere der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Zudem fordert der Europäische Gerichtshof seit 2019 ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit.
Überstunden und Ausgleich
Die Zeiterfassung dokumentiert zunächst nur die geleistete Arbeitszeit. Ob daraus vergütungspflichtige oder auszugleichende Überstunden entstehen, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
Weiterführende Informationen
Vertiefendes Praxiswissen bietet das Webinar: korrekte, rechtssichere Zeiterfassung. Außerdem können Unternehmen die Zeiterfassung-Software im Vergleich nutzen, um eine digitale und rechtssichere Umsetzung für ihre Anforderungen zu finden.
FAQ: Häufige Fragen zur Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung
Ist Vertrauensarbeitszeit ab 2026 noch zulässig?
Ja. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, sofern die gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben eingehalten werden. Die freie Einteilung der Arbeitszeit muss mit einer nachvollziehbaren Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit kombiniert werden.
Müssen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst erfassen?
Der Arbeitgeber kann die Dokumentation an Beschäftigte delegieren. In der Praxis ist die Selbsterfassung bei Vertrauensarbeitszeit häufig sinnvoll. Die Pflicht, ein geeignetes Erfassungssystem bereitzustellen und dessen Anwendung organisatorisch sicherzustellen, verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung aus?
Entscheidend ist, dass die Erfassung verlässlich, nachvollziehbar und für die Beschäftigten zugänglich ist. Eine Tabelle kann je nach Organisation grundsätzlich zur Dokumentation genutzt werden. Für flexible Teams, mobile Arbeit und Arbeitszeitkonten erleichtert eine geeignete digitale Zeitwirtschaftslösung jedoch häufig die korrekte und einheitliche Umsetzung.
Verändert Zeiterfassung die Regelungen zu Überstunden?
Nein. Die Zeiterfassung dokumentiert zunächst nur die geleistete Arbeitszeit. Ob daraus vergütungspflichtige oder auszugleichende Überstunden entstehen, richtet sich nach den individuellen arbeitsvertraglichen, betrieblichen oder tariflichen Regelungen.
Gibt es Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung?
Eine allgemeine Ausnahme für Vertrauensarbeitszeit gibt es nicht. Dass Beschäftigte ihre Zeit frei einteilen oder außerhalb fester Bürozeiten arbeiten, reicht für eine Befreiung nicht aus. Ausnahmen können nur für eng begrenzte Beschäftigtengruppen oder Tätigkeiten in Betracht kommen, wenn besondere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind.
Die EU-Arbeitszeitrichtlinie erlaubt unter bestimmten Bedingungen Abweichungen, etwa wenn die Arbeitszeit wegen besonderer Merkmale der Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus bestimmt werden kann oder von den Beschäftigten selbst bestimmt wird. Diese Ausnahme ist eng auszulegen und ersetzt keine Dokumentationspflicht ohne klare rechtliche Grundlage.
Oliver Frank
Oliver Frank ist Personalleiter bei HRNeeds, dem anbieterunabhängigen Vergleichsportal für HR-Software. Seit 2008 ist er regelmässig als Schulbuchautor für den Ernst Klett Verlag tätig. Durch seine langjährige Erfahrung verbindet er pädagogische Expertise mit fundiertem Praxiswissen aus dem Personalwesen.