TimeTrack GmbH

Anbieterbeschreibung

TimeTrack ist auf komplexe Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung für Unternehmen im DACH-Raum spezialisiert. Die Software richtet sich an Unternehmen, deren Arbeitszeitregeln über Standardfälle hinausgehen: Tarifverträge in Deutschland, Kollektivverträge in Österreich, Schweizer Regelungen zu Überstunden und Zeitausgleich sowie interne Betriebsvereinbarungen, die oft seit Jahrzehnten gelten und weitergeführt werden müssen.

TimeTrack wird konsequent aus der Praxis heraus entwickelt. Gründer und Geschäftsführer Ivan Stojkovic hat in über zehn Jahren mehr als 5.000 Gespräche mit Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen geführt. Was Unternehmen bisher manuell oder über Excel-Listen lösen, stellt TimeTrack als konfigurierbare Einstellung zur Verfügung. Dadurch lassen sich auch individuelle Pausenregelungen, Stundenkonten, Kappungen, Umbuchungen und Zuschlagsmodelle ohne Sonderprogrammierung abbilden.

TimeTrack kennt die arbeitsrechtlichen Besonderheiten aller drei DACH-Länder und hat sie bereits in der Software umgesetzt.

Besonders gut passt TimeTrack zu Unternehmen, die HR-Software Personio nutzen oder einführen möchten, ihre Zeitwirtschaft oder Dienstplanung dort aber nicht vollständig abbilden können. Als Personio Preferred Partner mit über 70 gemeinsamen Kunden verfügt TimeTrack über eine ausgereifte, bidirektionale Schnittstelle: Stammdaten kommen aus Personio, Arbeitsstunden und Abwesenheiten fließen automatisch zurück und stehen dort für die Lohnabrechnung bereit.

Fundamentaldaten

Zertifikate

• ISO 27001 – zertifizierte Server-/Hosting-Infrastruktur
• ITSG-Zertifikat – die vollautomatische eAU-Abfrage ist über die ITSG/GKV-Schnittstelle zertifiziert

Softwarelösung

TimeTrack: komplexe Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und automatisierte Controlling-Prozesse

Die beiden Kernbereiche von TimeTrack sind die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit komplexen Regelwerken und die Personaleinsatzplanung. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten per Web-App, Smartphone, Tablet oder Terminal. Arbeitszeitmodelle, Pausen, Überstunden, Gleitzeitkonten, Kappungen und Zuschläge verarbeitet das System automatisch nach den hinterlegten Regeln.

Workflows: Das System meldet sich, nicht umgekehrt. Mit den Workflows bilden Unternehmen ihre täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder quartalsweisen Controlling-Prozesse automatisiert ab. Das System prüft laufend definierte Bedingungen und löst Aktionen aus, etwa:

• ein wöchentlicher Bericht über alle Mitarbeitenden mit mehr als zehn Überstunden
• ein Quartalsbericht über Mitarbeitende, die mehr als dreimal an unterschiedlichen Tagen krank waren
• ein Hinweis an HR bei sechs Wochen Krankheit in Folge (relevant für die Entgeltfortzahlung)
• eine Benachrichtigung an die Teamleitung, wenn um 14 Uhr mindestens zwei Personen eines Teams noch nicht eingestempelt sind

So muss HR Berichte nicht laufend manuell ziehen. Arbeitszeitverstöße, Überstundenspitzen oder Auffälligkeiten werden automatisch gemeldet.

Ein System statt vieler Einzeltools. Viele Unternehmen brauchen für einzelne Teams zusätzliche Funktionen. TimeTrack bietet dafür ergänzende Module, die sich frei kombinieren lassen: Projektzeiterfassung, Reisekostenerfassung inklusive Verpflegungsmehraufwand, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement und Projektabrechnung. Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit nur einem Chip bieten nur wenige Cloud-Lösungen an.

Tiefe Integration in bestehende Systemlandschaften. Neben fertigen Schnittstellen zu Personio sowie zu Payroll- und ERP-Systemen wie DATEV, BMD, Sage oder Abacus bietet TimeTrack eine sehr umfassende offene API. Unternehmen können darüber Mitarbeitende vollständig aus Drittsystemen wie SAP anlegen, inklusive Arbeitszeitmodell, Pausenregelung, Zuschlagsmodell, Standort und Abteilung. Neue Mitarbeitende starten damit direkt mit einem fertig eingerichteten Konto. Bei der Hardware unterstützt TimeTrack Terminals von Datafox, PCS und dormakaba.

Flexibler Betrieb. Standard ist die Cloud mit Serverstandort in Deutschland. Wenn Unternehmensrichtlinien es erfordern, ist TimeTrack auch als Private Cloud oder On-Premise verfügbar, etwa wenn interne Systeme wie SAP oder Payroll direkt angebunden werden sollen.

Funktionen

Arbeitszeiterfassung

Web-, Mobile- und Terminal-Zeiterfassung, Stempeluhr, manuelle Erfassung, Arbeitszeitmodelle, automatische Pausenregelungen, Überstunden- und Gleitzeitkonten, digitale Stundenzettel und revisionssichere Monatsabschlüsse.

Abwesenheitsmanagement

Urlaubsverwaltung, Krankheit und weitere Abwesenheitstypen, Urlaubsansprüche, Feiertagskalender, Genehmigungsworkflows und eAU-Abfrage.

Projektzeiterfassung & Controlling

Buchung von Zeiten auf Projekte, Kunden und Tätigkeiten, Projektbudgets, Soll-Ist-Vergleiche, Projektberichte, Leistungsnachweise und Projektabrechnung.

Personaleinsatzplanung

Dienst- und Schichtplanung, Ressourcenplanung, Verfügbarkeiten, Qualifikationen sowie regelbasierte beziehungsweise KI-unterstützte Planung.

Reisekosten & Spesen

Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, Kilometergeld und sonstigen Ausgaben inklusive Belegdokumentation.

Reporting

Mitarbeiter-, Stunden-, Abwesenheits-, Zuschlags- und Projektauswertungen sowie Datenexport.

Workflows

Automatisierte Controlling-Prozesse mit frei definierbaren Bedingungen und Aktionen, z. B. Überstunden- oder Krankheitsberichte, Benachrichtigungen bei Arbeitszeitverstößen oder fehlenden Stempelungen, plus digitale Genehmigungen für Urlaub, Überstunden und Stundenzettel.

Mobile Nutzung

Apps für mobile Arbeits- und Projektzeiterfassung einschließlich Offline-Nutzung.

Terminals & Zutrittskontrolle

Stationäre Zeiterfassung und optional Integration von Zutrittskontrolle.

Integrationen

Unter anderem Personio, DATEV, BMD, SAP sowie weitere HR-, Payroll- und ERP-Systeme über Schnittstellen und REST-API.

Technische Informationen

• Bereitstellung: Cloud oder On-Premise
• Endgeräte: Webbrowser, PC/Mac, Smartphones und Tablets sowie stationäre Zeiterfassungsterminals
• Mobile Apps: Mobile Zeiterfassung für Mitarbeitende einschließlich Offline-Funktion
• Hardware: Datafox, PCS, dormakaba
• Hosting / Serverstandort: Für die Cloud-Lösung hat TimeTrack einen Serverstandort in Deutschland
• Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung
• Datensicherung: tägliche Datensicherungen
• Schnittstellen: Offene REST-API sowie Integrationen unter anderem zu Personio, DATEV, BMD, Lexware Office, Hansalog, ADDISON, Sage DPW und Microsoft Entra ID
• Single Sign-on: Integration mit Microsoft Entra ID / Azure Active Directory
• Rechtliche Anforderungen: Arbeitszeiterfassung auf Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ausgelegt, darunter ArbZG, AZG und ArG

Referenzen

• BOA Group / BOA Metal Solutions GmbH (Industrie, Fertigung)
• PAYBACK GmbH (Marke, Konzernumfeld)
• Samsung SDS (Logistik, Schichtplanung)
• Dornier Group (mehrere Gesellschaften, Personio-Schnittstelle)