Für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren und eine passende HR-Software finden möchten, stellt das Vergleichsportal HRNeeds verschiedene Lösungen gegenüber und berät sie zu deren Funktionen. Dadurch sparen Unternehmen etwa vier bis sechs Wochen bei der Recherche und im Entscheidungsprozess.
Die Arbeitswelt wird zunehmend digital und immer mehr Arbeitsprozesse werden automatisiert. Diese Entwicklung betrifft auch die Personalabteilungen. Dort wird jedoch häufig noch auf herkömmliche Weise gearbeitet, wodurch unnötig Ressourcen gebunden werden.
Die Entwickler des HR-Software Vergleichsportals HRNeeds haben es sich daher zur Aufgabe gemacht, unterschiedliche HR-Softwarelösungen gegenüberzustellen und Unternehmen hinsichtlich ihrer Funktionen zu beraten. So finden Sie die HR-Software, die genau zu Ihren Anforderungen passt.
Administrative Personalprozesse digitalisieren
Aktuelle Studien zeigen, dass die zeitlichen Ressourcen von Personalverantwortlichen noch zu häufig durch administrative Aufgaben gebunden werden, obwohl sich viele dieser Tätigkeiten längst mithilfe von HR-Software automatisieren ließen. Eine von der Hochschule Niederrhein und Aconso durchgeführte Studie kommt zu dem Ergebnis, dass vollständig automatisierte administrative Personalprozesse bislang in weniger als der Hälfte der Unternehmen umgesetzt wurden, in denen die Befragten tätig sind.
Eine vom Softwareunternehmen Personio in Auftrag gegebene Befragung hat zudem zutage gebracht, dass sowohl HR-Verantwortliche (55 %) als auch Mitarbeitende (46 %) übereinstimmend Verbesserungspotenzial bei der Prozesseffizienz ihres Unternehmens sehen. Als größte Hindernisse werden dabei ein übermäßiger Verwaltungsaufwand und zahlreiche repetitive Tätigkeiten genannt.
Ressourcenfreisetzung aufgrund eines höheren Digitalisierungsgrads
Umgekehrt kann ein höherer Digitalisierungsgrad den Verwaltungsaufwand im Personalwesen durch effizientere Abläufe spürbar reduzieren und dadurch Ressourcen für die Verbesserung der Employee Experience freisetzen, heißt es in der Ergebnispräsentation der Personio-Studie weiter.
Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt eine von HR Today und der Fachhochschule Nordwestschweiz initiierte Studie. Demnach kann die Digitalisierung von HR-Prozessen zu Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen führen – vorausgesetzt, die eingesetzte HR-Softwarelösung entspricht den jeweiligen Anforderungen und verfügt über die notwendigen Schnittstellen zu den bereits vorhandenen IT-Systemen.
Ein weiteres Studienergebnis zeigt, wie wichtig ein zielgerichtetes Vorgehen ist: Noch zu häufig werden unausgereifte Lösungen implementiert, die nicht den gewünschten Mehrwert schaffen, sondern stattdessen zu zusätzlicher Arbeit führen.
Neuausrichtung der HR-Abteilung
Passt die HR-Software hingegen zu den Anforderungen des Unternehmens, kommt es nicht nur zu mehr Effizienz und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch zu einer Neuausrichtung der HR-Abteilung. Diese kann mithilfe der digitalen Entlastung ihrer strategischen Rolle gerecht werden, die in Zeiten des Fachkräftemangels vor allem auch darin besteht, qualifiziertes Personal zu finden, einzustellen, weiterzuentwickeln und die Mitarbeiter zu binden.
Allesamt zeitintensive Aufgaben. Und längst nicht die einzigen Herausforderungen der HR-Manager. Denn Personaler haben parallel dazu noch die Change-Prozesse in den anderen Fachabteilungen der Unternehmen zu begleiten und zu organisieren. Auch dort müssen die Mitarbeiter auf dem Weg in die digitale Welt kompetent und mit Fingerspitzengefühl begleitet werden.
Die passende HR-Software identifizieren für ein passgenaues Matching
Doch wie lässt sich die HR-Software finden, die am besten zum eigenen Unternehmen passt? Und wie können Unternehmen die größtmöglichen Vorteile erzielen, wenn der Markt für HR-Software stark fragmentiert und kaum überschaubar ist?
Eine Möglichkeit besteht in einer eigenständigen Internetrecherche. Denkbar ist auch, Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen oder Unternehmen zu kontaktieren und sich mit ihnen über ihre Erfahrungen auszutauschen.
Eine umfassende Internetrecherche ist jedoch mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Zudem lassen sich die Feinheiten der einzelnen Softwarelösungen auf den Produktseiten der Anbieter häufig nur schwer oder gar nicht erkennen. Auch der Austausch mit internen oder externen Kolleginnen und Kollegen ist nicht immer zielführend. Der Grund dafür liegt vor allem in den individuellen Detailfragen, mit denen sich jedes Unternehmen vor der Digitalisierung seines HR-Bereichs auseinandersetzen muss.
Bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Lösung sollte ein Unternehmen beispielsweise Antworten auf folgende Fragen finden:
- Benötigen wir eine digitale Gesamtlösung für den HR-Bereich oder eine eigenständige Stand-alone-Lösung?
- Bevorzugen wir eine On-Premises-Lösung oder sollen die Daten in der Cloud gespeichert werden?
- Soll sich die Bewerbermanagement-Lösung mit der eigenen Karriereseite oder einer Jobbörse verbinden lassen?
- Verfügt die Lösung über eine Multiposting-Funktion?
- Welche Berechtigungskonzepte bietet das System und wer soll darauf zugreifen können?
- Welche Daten sollen sich mithilfe des digitalen Bewerbermanagements erfassen und auswerten lassen?
- Erfüllt die Lösung die geltenden Datenschutzanforderungen?
- Wie sind die Workflows innerhalb der Software aufgebaut?
- Wird ein Soll-Ist-Abgleich zwischen den eingehenden Bewerbungen und den jeweiligen Anforderungsprofilen benötigt?
- Lohnt sich der Einsatz eines CV-Parsers?
- Lassen sich die Bewerberdaten im Falle einer Einstellung unkompliziert an ein Onboarding-Tool, die digitale Personalakte und die Entgeltabrechnung übertragen und mit diesen Systemen verknüpfen?
Doch wie lässt sich angesichts all dieser schwer erkennbaren Unwägbarkeiten und der Vielzahl an Fragen sinnvoll vorgehen?
Für Transparenz sorgt das Vergleichsportal HRNeeds: Die HR-Experten von HRNeeds haben mehr als 100 HR-Softwarelösungen im Hinblick auf ihre Funktionen und Voraussetzungen geprüft. Dabei berücksichtigten sie sowohl Anbieter von Komplettlösungen als auch Spezialanbieter, die sich auf bestimmte Module konzentrieren.
Komplettsystem “All-in-One Lösung” oder Best-of-Breed?
Komplettanbieter decken mit ihrem Softwareportfolio sämtliche Bereiche der Personalarbeit ab. Sie bieten beispielsweise digitale Lösungen für das Personalmanagement, das Bewerbermanagement, Recruiting und Onboarding, die Zeitwirtschaft sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an. Hinzu kommen Lösungen für die Personalentwicklung, darunter digitale Module für die Organisation von Mitarbeitergesprächen, das Bildungsmanagement, E-Learning, die Weiterbildung, das Talentmanagement und die Führungskräfteentwicklung.
Daneben gibt es Spezialanbieter, deren digitale Lösungen sich auf einzelne Module konzentrieren. Dazu zählen beispielsweise Anwendungen für das Recruiting, das Bildungsmanagement, die digitale Unterschrift oder die softwaregestützte Führerscheinkontrolle.
Sind in Ihrem Unternehmen bereits einzelne Softwarelösungen im Einsatz, suchen Sie möglicherweise nur nach zusätzlichen Modulen für weitere HR-Prozesse. Diese sollten sich über passende Schnittstellen an die bestehenden Softwaresysteme anbinden lassen. In diesem Fall kann der Best-of-Breed-Ansatz zum Tragen kommen.
Unabhängig von Ihren Anforderungen und Voraussetzungen berücksichtigt das Vergleichsportal HRNeeds beide Varianten: Komplettsysteme ebenso wie Best-of-Breed-Lösungen.
Die Vielfalt des Vergleichs zeigt sich bei HRNeeds nicht nur im breiten Angebot an Softwarelösungen, sondern auch in der Ausrichtung auf unterschiedliche Zielgruppen. HRNeeds vergleicht HR-Lösungen für kleine, mittelständische und große Unternehmen.
Vorüberlegungen für die Auswahl einer HR-Software
Prinzipiell sollten sich Unternehmen im Vorfeld der Suche einige Fragen beantworten:
- Funktionen: Überlegen Sie, welche Funktionen Sie benötigen, zum Beispiel Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Mitarbeiterakten, Leistungsbeurteilungen usw.
- Integrierbarkeit: Soll die Software in bereits bestehende Systeme integriert werden, zum Beispiel Schnittstellen zu Ihrer Finanzsoftware oder Ihrem CRM-System enthalten? Oder zu anderen HR-Software-Modulen
- Datenspeicherung: Wo sollen die Daten liegen?
Mit dem Vergleichsportal HRNeeds einfach, schnell und kostenlos zur passgenauen HR-Lösung
Um den individuellen Bedarf eines Unternehmens zu ermitteln, hat HRNeeds einen speziell konzipierten und klar strukturierten Prozess entwickelt. Da die Anforderungen von Unternehmen sehr unterschiedlich sind, setzt das Vergleichsportal auf einen durchdachten Fragenkatalog. In einem ersten Schritt werden damit alle wesentlichen Aspekte erfasst und berücksichtigt.
Der Prozess lässt sich mit einem Weg vergleichen, der über zahlreiche Kreuzungen und Weggabelungen führt. Je nachdem, welche Richtung an einer Abzweigung gewählt wird, ergeben sich im weiteren Verlauf neue Optionen.
Beispiel: Die Suche nach einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Ein gutes Beispiel für diesen Entscheidungsweg mit seinen zahlreichen Abzweigungen und den Feinheiten, die hinter jeder Auswahl stehen, ist die Suche nach einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Fragebogen von HRNeeds wird zunächst ermittelt, ob Sie sich für Payroll-Full-Outsourcing (BPO), Payroll-Teil-Outsourcing oder eine Inhouse-Payroll-Lösung interessieren. Anschließend können Sie zwischen einer Cloud- und einer On-Premises-Lösung wählen.
Damit sind zwar grundlegende Fragen geklärt, jedoch noch längst nicht alle Einzelheiten berücksichtigt. In einem anschließenden Beratungsgespräch mit den Experten von HRNeeds wird gemeinsam geklärt, ob Sie beispielsweise ein offenes oder ein geschlossenes System benötigen. Weitere Informationen dazu finden Sie im folgenden Abschnitt „Die Übermittlung der passenden Softwarelösung“.
Entscheiden Sie sich für ein geschlossenes System, kann dies Ihre zukünftige Auswahl weiterer HR-Lösungen einschränken. Fremdlösungen lassen sich mit der gewählten Software möglicherweise nur schwer oder gar nicht verbinden, sodass eine stärkere Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter entsteht.
Bei einem offenen System im Sinne des Best-of-Breed-Ansatzes sind Sie dagegen bei der Einführung weiterer Softwaremodule flexibler und können geeignete Lösungen unterschiedlicher Anbieter miteinander kombinieren.
Derartige „Stolperfallen“ sind in vielen Produktpräsentationen kaum erkennbar. Häufig ist Unternehmen zudem nicht bewusst, dass sie sich bereits im Vorfeld mit solchen Fragen beschäftigen sollten – obwohl die Entscheidungen weitreichende Folgen für die zukünftige Digitalisierung ihrer HR-Abteilung haben können.
HRNeeds klärt diese Fragen gemeinsam mit Ihnen.
Die Übermittlung der passenden Softwarelösungen
Die unternehmensspezifischen Anforderungen werden anhand des Fragebogens und der daraus gewonnenen Ergebnisse mit den Softwarelösungen der verschiedenen Anbieter abgeglichen. Auf dieser Grundlage erstellt HRNeeds zunächst eine erste Anbieterliste, die sogenannte Longlist.
Anschließend findet das bereits erwähnte kurze telefonische Beratungsgespräch statt. Dabei stellen die HR-Experten von HRNeeds gemeinsam mit dem Kunden sicher, dass alle Anforderungen und Wünsche berücksichtigt sowie offene Fragen geklärt werden.
Danach erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Shortlist mit den identifizierten Softwarelösungen. Diese enthält eine detaillierte Zusammenfassung und alle relevanten Informationen, die ihn bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Dazu gehören unter anderem Anbieterpräsentationen, Anwendungsfälle sowie Nachweise darüber, dass sich die individuellen Vorstellungen und Anforderungen in der Praxis umsetzen lassen.
Dank des von HRNeeds entwickelten Gesamtprozesses können Unternehmen mit fundiertem Hintergrundwissen in die Präsentationstermine mit den einzelnen Softwareanbietern gehen und anschließend eine daten- und faktenbasierte Entscheidung für eine oder mehrere HR-Softwarelösungen treffen.
Grundlage des gesamten Prozesses bleibt der zu Beginn erstellte Anforderungskatalog. Diese detaillierte Funktionsbeschreibung legt fest, welche Anforderungen die Softwarelösung erfüllen und welche Leistungen sie erbringen muss.
Faktoren: Benutzerfreundlichkeit, Preis, Kundensupport und Datenschutz
Im Rahmen der Sichtung der übermittelten Softwareanbieter und den dazugehörigen Verhandlungen sollten Sie noch auf neben den von Ihnen festgelegten Anforderungen noch auf vier weitere Dinge achten:
Benutzerfreundlichkeit
Achten Sie darauf, dass die Software einfach zu bedienen ist und dass Ihre Mitarbeiter sie schnell lernen und nutzen können – darauf, dass sie gut mit der Benutzerführung zurechtkommen und ihnen das Design zusagt.
Preis
Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
Kundensupport
Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen guten Kundensupport bereitstellt, falls Sie Fragen oder Probleme haben.
Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass die Software alle geltenden Datenschutzgesetze einhält und dass Ihre Mitarbeiterdaten sicher gespeichert werden. Hier stellt sich auch die Frage: Wo befinden sich die Rechenzentren der Software-Anbieter, in welchem Land werden die Daten gespeichert?
Das Vergleichsportal HRNeeds: Ihr Partner bei der Suche nach der passgenauen HR-Software
Die Auswahl einer passgenauen HR-Software ist ein komplexer Prozess, der eine Menge Hintergrundwissen bezüglich der Funktionsweise von HR-Software und der Arbeit von Software-Unternehmen erfordert. HRNeeds hat sich dieses Wissen aufgebaut und unterstützt Sie damit bei der Suche nach auf für Ihr Unternehmen abgestimmten Lösungen. Nutzen Sie dieses Know-how sowie die Erfahrung der HRNeeds-Berater und kommen Sie damit zu der HR-Software, die Ihren Ansprüchen entspricht – schnell, unkompliziert, fundiert und kostenlos.
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