SP_Data GmbH

Anbieterbeschreibung

Über uns – das sind wir

Personalarbeit, die sich nicht mehr wie Papierkram anfühlt? Genau dafür stehen wir auf.

Seit über 35 Jahren machen wir bei SP_Data eine Sache richtig gut: HR-Software, die deinen Alltag leichter macht statt komplizierter. Was 1988 als inhabergeführtes Unternehmen in Herford begann, gehört heute zu den führenden Softwarehäusern für Human Resources Management in Deutschland – und trotzdem sind wir die Gleichen geblieben: nahbar, ehrlich und immer nah dran an dem, was du wirklich brauchst.

Mehr als 1.000 Kunden aus jeder Branche und jeder Unternehmensgröße vertrauen auf unsere HRM-Lösungen und Services. Von der Lohnabrechnung über die Zeiterfassung und den Employee Self Service – wir begleiten deine Mitarbeitenden digital, sicher und ohne Umwege.

Warum das ein gutes Gefühl ist? Weil du mit uns nicht ein Tool von der Stange kaufst, sondern eine Software, die sich dir anpasst. Dank flexibler Pakete erhältst du genau die Lösung, die zu deinem Team passt. Intuitive Oberfläche, klarer Aufbau, alles an einem Ort. Damit du wieder Zeit für das hast, worauf es wirklich ankommt: die Menschen hinter den Daten.

„Personalarbeit entwickelt sich in einem Tempo wie nie zuvor. Digitale Lösungen für automatisierte Abläufe sind unverzichtbar – und schaffen endlich Raum für strategische Aufgaben.“ — Stefan Post, Geschäftsführer

Tradition trifft Innovation. Als mittelständisches Familienunternehmen kennen wir beide Seiten – und leben genau diese Mischung jeden Tag.

Fundamentaldaten

• Gegründet: 1988
• Umsatz: 11 Mio. (2025)
• Team: über 90 Mitarbeiter
• Kunden: mehr als 1.000
• Standort: Herford
• Geschäftsführende Gesellschafter: Alejandro Post, Stefan Post (Diplom-Wirtschaftsingenieur)

Zertifikate

Softwarelösung

Lohnabrechnung

• Leichte Bedienbarkeit
  Intuitive Abrechnungs-Software mit individualisierbarer Oberfläche
• Flexibilität
  Anpassung an betriebliche Anforderungen und Abläufe
• Effizienz
  Kostenhochrechnung und Stellenplanung
• Zuverlässigkeit
  Technologie und gesetzliche Vorgaben stets auf dem neuesten Stand
• Hohe Funktionalität
  Modular zur Komplettlösung erweiterbar
• Protokollierung
  Eingaben und gestartete Prozesse individuell filtern und auswerten

Nach der Einführung der neuen Lohnabrechnungs-Software erleichtern routinierte Abläufe und die komfortable und schnelle Erfassung von Daten den Arbeitsalltag. Weitere Module wie z.B. die digitale Personalakte und das my_spdata Mitarbeiterportal sind integrierbar. So stellst du dich für die Zukunft optimal auf und kannst deine Software stets nach deinen Bedürfnissen erweitern.

Für Theater und Kulturbetriebe sowie den öffentlichen Dienst stehen spezifische Branchenlösungen bereit.

Du kannst mit der SP_Data Software auch deine CI perfekt umsetzen. In wenigen Schritten platzierst du dein Logo in der Verdienstabrechnung.

Die SP_Data Lohnabrechnung wird jährlich von der informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Rahmen der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungs- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen geprüft. Die SP_Data Lohnabrechnung ist mit der besten Prüfungsstufe, dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet.

Zeiterfassung

• Ganz bequem und schnell
  Freundlicher Service per Fernwartung und vor Ort
• Immer flexibel und ungebunden bleiben
  Zeiterfassung stationär mit Terminals, am Bildschirm und/oder mobil per App
• Zusammen lernen
  Individuelle Schulungen für dein Unternehmen bilden Mitarbeiter weiter und ermöglichen lösungsorientiertes Arbeiten.
• Keine Kompromisse
  Workflows einrichten und die Zeiterfassung individuell gestalten. Du kannst Freifelder definieren, Pausen flexibel regeln und eigene Abrechnungsperioden anlegen. Auch die Zeitkonten und -arten sind anpassbar.
• Zeiten überblicken
  Ist der Mitarbeiter im Meeting oder im Home Office? An- und Abwesenheitsstatus live per Klick – perfekt zur Terminplanung und Erreichbarkeit.
• Wertvolles Reporting
  Optimierung des Personaleinsatzes durch die richtigen Auswertungen. Berichte erstellen, Projekte erfassen, Planungen vornehmen.
• Zuverlässig und rechtssicher
  Zeiten erfassen – vollkommen einfach und benutzerfreundlich

Heutzutage ist ein flexibles Arbeitszeitmanagement ein Entscheidungsgrund für den neuen Arbeitgeber. Mit einer modernen Zeitwirtschaft kannst du individuell auf die Bedürfnisse deiner Beschäftigten eingehen und gleichzeitig die Personalarbeit erleichtern.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte (HRM-Archiv) ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Sie wurde vollständig in das SP_Data Produktportfolio, bestehend aus Lohnabrechnung, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal, integriert. Als Standalone ist sie demnach nicht verfügbar. Serienbriefe lassen sich personifiziert und direkt aus der digitalen Personalakte heraus befüllen, zu PDF konvertieren, ablegen und/oder verteilen.

Auch das Berichtswesen wurde berücksichtigt. So können Berichte, neben dem klassischen Ausdruck und der Möglichkeit des E-Mail Versands, verschlüsselt in einem zweigeteilten Archiv abgelegt werden.

Effizientes Instrument für erfolgreiche Personalarbeit

Die digitale Personalakte ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements, vor allem in Bezug auf die Dokumentenverwaltung.

• Durch die Vergabe von Haupt- und Unterkategorien bauen wir deine digitale Personalakte auf
• Optional kann ein Dokumenten-Management-Systemen (DMS) integriert werden
• Die Unterlagen werden mittels rollenbasiertem Berechtigungskonzept allen Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt
• Führungskräfte und Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen

Die freie Definition von Dokumentenkategorien ermöglicht einen individuellen Aufbau und erleichtert den Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf eine digitale Personalakte. Ein neues Dokument wie z. B. eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag wird im System per drag and drop eingecheckt. Sind weitere Änderungen erforderlich, werden die Dokumente ausgecheckt und bei Rückführung automatisch versioniert.

Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten gestartet werden bzw. im Falle einer einzelnen Personalakte der gesamte Inhalt im Pool zum Druck freigegeben werden. Der integrierte Schriftverkehr wird auf Basis eines Formularmanagers durchgeführt.

Digitale Personalakte auf einen Blick

• Webservice
• Einbindung in SP_Data PA, PV, PZ, MP
• Archivierung sämtlicher Systemberichte (inkl. Verschlüsselung, Komprimierung und Anonymisierung der Dokumente)
• Automatisierte Verschlagwortung
• Automatisierte Archivierung pro Monat
• Integration sonstiger Dateien
• Dezentrale Ablage
• Auslagerung auf externe Medien möglich
• Integriertes Berechtigungskonzept
• Zugriff über Mitarbeiterstammblatt
• Zugriff über Mitarbeiterportal (Intranet/Internet)

Zur verschlüsselten Hinterlegung von

• Verdienstabrechnungen
• Zeitnachweisen
• Arbeitsverträgen
• Zeugnissen
• Bescheinigungen
• Firmenwagenregelungen
• Individuellen Vereinbarungen uvm.

my_spdata Mitarbeiterportal

Mit dem Mitarbeiterportal my_spdata können Arbeitszeiten komfortabel und ortsunabhängig erfasst und die Informationen sofort mit Kollegen, Vorgesetzten und der Personalabteilung geteilt werden. Dabei genügen wenige Klicks, um die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und die digitale Personalakte zu nutzen. Mitarbeitende und Vorgesetzte können direkt im System Anträge stellen und genehmigen und haben Zugriff auf ihren Kalender, gebuchte Zeiten und Dokumente. So entlastet my_spdata deine Personal­abteilung.

Das my_spdata Mitarbeiterportal ist eine leistungsstarke Ergänzung zur SP_Data Lohnabrechnung, SP_Data Zeiterfassung oder dem SP_Data Payroll-Outsourcing und setzt einer der vorgenannten Lösungen voraus. Mit my_spdata digitalisierst und optimierst du deine Arbeitsprozesse in der Personalarbeit. Erlebe Employee Self Service auf einem neuen Level.

Funktionen:

Individuelles Dashboard

Das Dashboard des my_spdata Mitarbeiterportals stellt dir und deinen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen und Funktionen klar und übersichtlich zur Verfügung. Mit Widgets kann das Dashboard nach deinen Bedürfnissen angepasst werden. Du erhältst Informationen über die Anwesenheit deiner Kollegen, den Bearbeitungsstatus deiner Anträge und kannst Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen. Die eigene Kalenderansicht, eine Geburtstags- und Jubiläumsliste runden das Dashboard ab.

Digitales Zeiterfassungsterminal

Das digitale Zeiterfassungsterminal ermöglicht dir eine komfortable Buchung deiner Arbeits- und Projektzeiten im Büro, Home-Office oder unterwegs. Dabei können verschiedene Buchungen wie Kommen oder Gehen, mobiles Arbeiten, Meeting oder Pause vorgenommen werden. Eine Nachbuchung mit Antragsverfahren sowie Projektbuchungen sind im Mitarbeiterportal ebenfalls möglich. Die Anzeige der letzten Buchungen und der Zeitsalden sorgt für Transparenz. my_spdata Mitarbeiterportal digitalisiert das Handling von Urlaubsanträgen, Vertretungen und Mehrarbeit. Du kannst feste Vertretungen bei Abwesenheiten anlegen, Urlaubssperren einrichten und einen Workflow zur Freigabe von nicht gewerteten Anwesenheitsstunden nutzen. Die Beantragung von Mehrarbeit oder Urlaubsanträgen durch den Mitarbeiter sowie die Genehmigung durch den Vorgesetzten sind nahtlos integriert.

Stammdatenbearbeitung

Die Stammdatenbearbeitung ermöglicht dir und deinen Mitarbeitern, wichtige Informationen wie E-Mail, Telefonnummern, Adresse und Notfallkontakte selbst zu verwalten.

Leistungsumfang des my_spdata Mitarbeiterportals

• Employee Self Service basierend auf SP_Data PA, PV und / oder PZ
• Konfigurierbares Dashboard
• Übersicht der An- und Abwesenheiten (filterbar, mit Favoritenfunktion)
• Digitales Zeiterfassungsterminal
• Persönlicher Kalender
• Abteilungskalender
• Workflowbasiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren
• Digitale Personalakte (HRM-Archiv)
• Digitale Visitenkarten mit Anbindung an Telefonie, Video-Calls und Chat (MS Teams)
• Saldenüberblick
• Fehlzeitensperren
• Korrekturbearbeitung
• Mehrarbeitsfreigabe
• Zeiten bearbeiten
• Stammdatenbearbeitung (Adresse, Notfallkontakte)
• Definition von E-Mail Templates
• Übersetzungsfunktion

Payroll Outsourcing

Deine Vorteile:

Kosteneffizienz

Das Outsourcing deiner Entgeltabrechnung senkt nicht nur deine Kosten, sondern macht sie auch planbar. So sparst du neben Personalkosten auch Lizenzkosten für Lohnsoftware und Fortbildungen ein.

Zeitersparnis

Unser professionelles Payroll-Outsourcing entlastet die Personalabteilung. Durch unsere innovativen, digitalen Tools reduziert sich der Verwaltungsaufwand.

Fachliche Expertise

Im Bereich Payroll Outsourcing sind die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung entscheidend. Die Notwendigkeit eines qualifizierten Entgeltexperten entfällt für dich.

Cloud-Technologie

Nutze beim Outsourcing unsere Cloud-basierten Tools, um deine HR-Prozesse zu digitalisieren und effiziente Self-Services zu ermöglichen.

Fokus auf Kernkompetenzen

Durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung werden Freiräume geschaffen, um den Fokus zurück auf die Kernkompetenz der HR-Arbeit zu legen.

Prozessverbesserung

Die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Personalabrechnung ist entscheidend, um Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Effizientes Controlling

Mit unseren HR-Kennzahlen, Analysen und aussagefähigen Reports kannst du deine HR-Arbeit besser steuern und deine Rentabilität steigern.

Feste Ansprechpartner

Die Kommunikation mit einem qualifizierten Mitarbeiter (keine Hotline) als festem Ansprechpartner ermöglicht eine einfache und komfortable Zusammenarbeit.

Ausfallsicherheit

Durch die Auslagerung an uns werden ungeplante Ausfallzeiten aufgefangen und eine pünktliche und fehlerfreie Entgeltabrechnung gewährleistet.

Die Entgeltabrechnung ist eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe, die viel Aufmerksamkeit erfordert. Durch Payroll Outsourcing sparst du Zeit und Ressourcen und kannst dich wieder mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Schütze deine wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmassen und lass dir deine Entgeltabrechnung von uns erstellen. Wir bieten dir einen schnellen und zuverlässigen Service, um sicherzustellen, dass deine Entgeltabrechnung jederzeit pünktlich und korrekt abgewickelt wird.

Funktionen

Gehaltsabrechnung:

• BPO: Ja
• Teil-Outsourcing: Ja
• In-House: Ja

Reporting:

• Standard Reports: Ja
• Definierbare eigene KPI: Ja

Sicherheit:

• SaaS: Ja
• On-Premise: Ja
• Rollen/Rechtekonzept: Ja

Preismodell

• Vertragslaufzeit: unterschiedlich
• Zahlungsmodus: unterschiedlich
• Preismodell je Nutzeranzahl: Ja
• Preismodell je Mitarbeiteranzahl: Ja
• Hotline: Ja
• E-Mail-Support: Ja
• Schulungsunterlagen: Ja

Referenzen

Mediathek