Interview mit Herrn Guldimann von benobix über HR-Digitalisierung, Schnittstellen und effiziente HR-Prozesse
Interview und Redaktion: Oliver Frank, HRNeeds
Viele Schweizer KMU möchten ihre HR-Prozesse digitalisieren, ohne dafür die gesamte IT-Landschaft zu ersetzen. Doch häufig wird die Einführung einer modernen HR-Software verschoben, weil Daten zuerst bereinigt oder Systeme vereinheitlicht werden sollen. Im Interview mit Oliver Frank von HRNeeds erklärt Herr Guldimann von benobix, wie Systemintegration über REST-APIs, Single Sign-on und automatische Synchronisation schrittweise gelingt – und wie Unternehmen damit Personaldaten, Organigramme, On- und Offboarding, Prozesse und HR-Kennzahlen effizienter verwalten können.
Kurz erklärt: Was bedeutet Systemintegration bei HR-Software?
Systemintegration bedeutet, dass eine HR-Software bestehende Anwendungen nicht zwingend ersetzt, sondern über standardisierte Schnittstellen miteinander verbindet. Für Schweizer KMU kann das heissen: Personaldaten werden zentral gepflegt, mit Lohn- oder HR-Systemen synchronisiert und für Organigramme, Onboarding, Offboarding, Prozesse und Auswertungen weiterverwendet. So kann die HR-Digitalisierung schrittweise erfolgen, statt als grosses IT-Projekt.
Herr Guldimann, viele Unternehmen sagen: «Bevor wir eine neue HR-Lösung einführen, müssen wir zuerst unsere Daten und Systeme aufräumen.» Ist das tatsächlich notwendig?
Herr Guldimann: Nein, und genau das ist ein weit verbreiteter Irrglaube. Gerade in Schweizer KMU hören wir häufig Aussagen wie: «Wir müssen zuerst unsere Daten bereinigen», «Unsere Systeme müssen zuerst vereinheitlicht werden» oder «Das lösen wir später mit einem grossen IT-Projekt».
In der Praxis führt dieses Warten jedoch dazu, dass bestehende Probleme weitergeführt werden. Personaldaten werden mehrfach gepflegt, Organigramme sind nicht aktuell, Ein- und Austritte verursachen unnötigen administrativen Aufwand und wichtige Informationen verteilen sich auf unterschiedliche Systeme. Auch beim Datenschutz können dadurch unnötige Risiken entstehen.
Eine moderne Organisations- und HR-Software sollte deshalb nicht voraussetzen, dass vorher die gesamte IT-Landschaft erneuert wird.
Wie lässt sich moderne HR-Software in eine bestehende IT-Landschaft integrieren?
Herr Guldimann: Sie sollte sich in die bestehende Organisation integrieren. Es geht nicht darum, alle vorhandenen Systeme zu ersetzen. Gute und bewährte Lösungen können weiter genutzt werden.
Über standardisierte Schnittstellen wie REST-APIs, Single Sign-on und automatische Synchronisation können unterschiedliche Anwendungen miteinander kommunizieren. So entsteht Schritt für Schritt eine vernetzte Systemlandschaft.
Der grosse Vorteil ist: Unternehmen können sehr schnell einen konkreten Nutzen erzielen, ohne zuerst ein monatelanges IT-Projekt durchführen zu müssen.
Wie schnell kann ein Schweizer KMU eine neue HR-Software produktiv einsetzen?
Herr Guldimann: Mit benobix können Unternehmen bereits nach wenigen Stunden produktiv arbeiten. Natürlich hängt der genaue Aufwand von der Ausgangslage und den gewünschten Modulen ab.
Unser Ansatz ist aber bewusst pragmatisch. Wir wollen keine unnötig komplexen Einführungsprojekte schaffen. Das Unternehmen soll schnell mit dem System arbeiten können und dieses anschliessend Schritt für Schritt weiterentwickeln.
Wo schafft integrierte HR-Software im Personalmanagement den grössten Mehrwert?
Herr Guldimann: Ein klassisches Beispiel sind die Mitarbeitenden-Stammdaten. Werden Personaldaten zentral gepflegt und mit der Lohnbuchhaltung oder anderen HR-Systemen synchronisiert, entfallen viele Doppelerfassungen. Gleichzeitig können Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.
Ein weiterer Bereich ist die Organisationsstruktur. Neue Mitarbeitende können automatisch im Organigramm erscheinen. Rollen, Funktionen und Zuständigkeiten bleiben dadurch aktuell und für die entsprechenden Personen sichtbar.
Wie unterstützt eine integrierte HR-Lösung das Bewerbermanagement und Recruiting?
Herr Guldimann: Auch dort ist eine zentrale Datenbasis entscheidend. Von der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Einstellung sollten Informationen möglichst durchgängig verfügbar sein.
Wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und Informationen nicht über E-Mails, Tabellen und verschiedene Ablagen verteilt werden, wird der Rekrutierungsprozess wesentlich transparenter und nachvollziehbarer. Und nach der Einstellung kann der Prozess direkt in das Onboarding übergehen.
Sie sprechen auch von Objektverwaltung. Was hat das mit HR zu tun?
Herr Guldimann: Mehr, als man zunächst denkt. Mitarbeitende erhalten beispielsweise Schlüssel, Arbeitskleidung, Geräte oder andere Unternehmensressourcen. Häufig werden diese Informationen irgendwo in Excel-Listen oder sogar auf Papier dokumentiert.
Mit einer zentralen Objektverwaltung lassen sich diese Gegenstände Personen oder Teams zuordnen. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer was erhalten hat. Auch eine digitale Quittierung kann integriert werden. Besonders beim Ein- und Austritt von Mitarbeitenden ist das sehr hilfreich.
Wie lassen sich HR-Prozesse, Onboarding und Offboarding digitalisieren und automatisieren?
Herr Guldimann: Dafür ist das Prozessmanagement wichtig. Unternehmen können standardisierte Abläufe digital abbilden und Verantwortlichkeiten klar definieren.
Das können Freigaben, Checklisten, wiederkehrende Aufgaben oder komplette On- und Offboarding-Prozesse sein. Dadurch entsteht eine einheitliche Arbeitsweise und gleichzeitig eine nachvollziehbare Dokumentation. Der administrative Aufwand sinkt und die Prozessqualität steigt.
Wie helfen HR-Dashboards und HR-Kennzahlen bei besseren Entscheidungen?
Herr Guldimann: Ein gutes Dashboard macht relevante Informationen direkt sichtbar. HR-Kennzahlen, individuelle Auswertungen und Berichte können laufend aktualisiert dargestellt werden.
Statt Zahlen für eine Geschäftsleitungssitzung jedes Mal manuell aus verschiedenen Tabellen zusammenzutragen, stehen die Informationen direkt zur Verfügung. Das schafft Transparenz und ermöglicht fundiertere Entscheidungen.
Bedeutet mehr Digitalisierung für HR nicht gleichzeitig mehr Administration?
Herr Guldimann: Das sollte genau nicht passieren. Gute HR-Software schafft keinen zusätzlichen administrativen Aufwand, sondern reduziert ihn.
Wenn Routinearbeiten automatisiert werden, gewinnen HR-Verantwortliche Zeit für die Aufgaben, bei denen Menschen tatsächlich Menschen brauchen: Mitarbeitende entwickeln, Führungskräfte unterstützen, Kompetenzen aufbauen und die Organisation weiterentwickeln.
Auch Geschäftsleitung und Teamleitende profitieren, weil Organisationsdaten, Rollen und Verantwortlichkeiten aktueller und transparenter verfügbar sind.
Welche Rolle spielen Datenschutz, DSG und DSGVO bei HR-Software?
Herr Guldimann: Datenschutz und Informationssicherheit sind zentral. Eine HR-Plattform verarbeitet einige der sensibelsten Informationen eines Unternehmens.
Deshalb braucht es unter anderem verschlüsselte Datenübertragung und ein konsequentes rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Auch der Standort der Datenhaltung spielt eine wichtige Rolle.
Bei benobix achten wir darauf, die Voraussetzungen für eine DSG- und DSGVO-konforme Verarbeitung zu schaffen und den Zugriff auf Informationen entsprechend den Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen zu steuern.
Wie integriert sich benobix über REST-API in bestehende Systeme?
Herr Guldimann: benobix wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre Organisation schrittweise digitalisieren möchten. Über unsere dokumentierte REST-Schnittstelle können bestehende Systeme angebunden werden.
Der entscheidende Punkt ist: Ein Unternehmen muss seine bestehende IT-Landschaft nicht komplett neu aufbauen. Wir ergänzen sie dort, wo eine Integration sinnvoll ist.
Das ermöglicht einen modularen Ansatz. Ein Unternehmen kann beispielsweise mit Personalstammdaten und Organisationsstrukturen beginnen und später weitere Bereiche wie Prozesse, Mitarbeitergespräche, Know-how-Management, Objektverwaltung oder On- und Offboarding ergänzen.
Wie läuft die Einführung von benobix in einem Schweizer KMU ab?
Herr Guldimann: Wir halten die Einführung bewusst einfach. Am Anfang steht ein kurzes Initialprojekt, bei dem wir gemeinsam die Voraussetzungen und Anforderungen anschauen. Danach folgt ein Kick-off, bei dem unter anderem die Instanz eingerichtet wird.
Anschliessend erhält das Unternehmen Zugriff auf benobix und die bestellten Module. In einer kompakten Schulung von rund 30 Minuten zeigen wir die wichtigsten Funktionen und beantworten konkrete Fragen.
Nach ungefähr zwei Stunden können die Verantwortlichen bereits selbstständig mit benobix arbeiten. Danach folgen je nach Bedarf weitere Schulungen und Praxisphasen – beispielsweise in wöchentlichen Intervallen. So entwickelt sich die Nutzung gemeinsam mit der Organisation weiter.
Welche Funktionen stehen Unternehmen mit benobix zur Verfügung?
Herr Guldimann: Unser Ziel ist es, nicht nur einzelne HR-Aufgaben abzubilden, sondern die Organisation als Ganzes zu unterstützen.
- Dashboard & Analysen: HR-Kennzahlen, individuelle Auswertungen und Berichte auf Desktop und Smartphone
- Personal: zentrale Personalakten, Dokumentenablage und Stammdatenverwaltung
- Organisation & Rollen: dynamische Organigramme, Rollenprofile, Führungskompetenzen und Stellenanforderungen
- Mitarbeitergespräche: strukturierte Gespräche, 360°-Feedback und Leistungsbeurteilungen
- Objektverwaltung: Verwaltung von Schlüsseln, Kleidung und anderen ausgegebenen Objekten inklusive digitaler Quittierung
- Know-how-Management: Kompetenzen, Qualifikationen sowie IST-/SOLL-Vergleiche mit Rollenprofilen
- Prozessmanagement: Prozesse, Verantwortlichkeiten und Erfüllungsgrade digital abbilden
- Taskmanagement: Aufgaben Mitarbeitenden zuweisen und deren Bearbeitung verwalten
- On- & Offboarding: Ein- und Austritte strukturiert und teilweise automatisiert abwickeln
- REST-API: Integration von benobix in bestehende Systemlandschaften
Welche drei Fragen sollten sich Unternehmen stellen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren möchten?
Herr Guldimann: Ich würde mit drei sehr einfachen Fragen beginnen: Wo werden Personaldaten heute mehrfach gepflegt? Welche Informationen fehlen Führungskräften im Arbeitsalltag? Und welche administrativen HR-Aufgaben könnten automatisiert werden?
Wer diese Fragen konkret beantwortet, erkennt meistens sehr schnell, wo Digitalisierung einen direkten Mehrwert schaffen kann.
Zum Abschluss: Was würden Sie einem KMU sagen, das seine HR-Digitalisierung seit Jahren vor sich herschiebt?
Herr Guldimann: Nicht auf den perfekten Zeitpunkt warten. Ein Unternehmen muss nicht zuerst seine komplette IT-Landschaft aufräumen und auch kein riesiges Digitalisierungsprojekt starten.
Viel sinnvoller ist es, dort anzufangen, wo heute konkret Zeit verloren geht oder Informationen fehlen. Wenn die Software offen aufgebaut ist und sich in bestehende Systeme integrieren lässt, kann man klein beginnen und Schritt für Schritt weitergehen.
Genau darin liegt aus meiner Sicht der entscheidende Vorteil: Systemintegration muss kein IT-Grossprojekt sein.
benobix – das HR-Tool für die ganze Organisation
benobix ist eine Organisations- und HR-Software für Unternehmen, die Personal, Rollen, Prozesse, Kompetenzen, Aufgaben und Unternehmensressourcen zentral verwalten und bestehende Systeme über Schnittstellen anbinden möchten. Die Plattform unterstützt damit die schrittweise HR-Digitalisierung und Organisationsentwicklung.
Wer benobix kennenlernen möchte, kann die Software direkt anhand der eigenen Anforderungen demonstrieren lassen – ohne langes Verkaufsgespräch und mit Fokus auf die konkreten Fragen des Unternehmens.
FAQ: Häufige Fragen zur HR-Software und Systemintegration
Muss ein KMU vor der Einführung einer HR-Software zuerst alle Daten bereinigen?
Nein. Eine schrittweise Einführung ist in vielen Fällen sinnvoller. Wichtig ist, die relevanten Daten und Prozesse für den jeweiligen Anwendungsfall zu definieren und die Datenqualität danach kontinuierlich zu verbessern.
Kann moderne HR-Software bestehende Lohn- oder ERP-Systeme ergänzen?
Ja. Über REST-APIs, Single Sign-on und Synchronisation können bestehende Anwendungen angebunden werden. Dadurch müssen bewährte Systeme nicht automatisch ersetzt werden.
Welche HR-Prozesse eignen sich besonders für die Digitalisierung?
Typische Anwendungsfälle sind Personalstammdaten, Organigramme, Bewerbermanagement, Onboarding und Offboarding, Mitarbeitergespräche, Objektverwaltung, Aufgaben, Prozessmanagement sowie HR-Dashboards und Berichte.
Was ist bei HR-Software in der Schweiz beim Datenschutz wichtig?
Relevant sind unter anderem rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Datenübertragung, nachvollziehbare Zugriffe und Änderungen sowie eine Datenverarbeitung, die die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes und – sofern anwendbar – der DSGVO berücksichtigt.
Für welche Unternehmen ist benobix gedacht?
benobix richtet sich insbesondere an Unternehmen, die Personal, Organisation und Prozesse schrittweise digitalisieren und bestehende Systeme über offene Schnittstellen anbinden möchten.
Oliver Frank
Oliver Frank ist Personalleiter bei HRNeeds, dem anbieterunabhängigen Vergleichsportal für HR-Software. Seit 2008 ist er regelmässig als Schulbuchautor für den Ernst Klett Verlag tätig. Durch seine langjährige Erfahrung verbindet er pädagogische Expertise mit fundiertem Praxiswissen aus dem Personalwesen.