Personalmanagement-Software Schweiz:
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Moderne Personalarbeit braucht verlässliche Daten, klare Zuständigkeiten und Prozesse, die nicht an einzelnen Dateien oder Papierdossiers hängen. In vielen Unternehmen sind Personaldaten, Verträge, Absenzen und Auswertungen jedoch noch auf verschiedene Ablagen, E-Mails und Tabellen verteilt. Das erschwert den Überblick und bindet im HR unnötig Zeit.
Eine leistungsfähige HR-Softwarelösung bündelt relevante Personaldaten und Prozesse an einem zentralen Ort. Standardabläufe können effizient digital gesteuert, Dokumente ohne Umwege abgerufen und Zuständigkeiten eindeutig festgelegt werden. Dadurch entsteht zugleich eine verlässliche Basis für Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und ein transparentes HR-Controlling.
In dieser Übersicht wird erläutert, welche Bereiche moderne Personalmanagement-Lösungen abbilden, welchen Stellenwert die digitale Personalakte einnimmt und worauf Schweizer Unternehmen bei Leistungsumfang, Systemauswahl und dem Einsatz von KI besonders achten sollten.
Autor Oliver Frank
Fachlich geprüft von Claus Nielsen
Oliver Frank ist Autor dieses Fachbeitrags und verantwortlich für die redaktionelle Aufbereitung. Die Inhalte sowie die Bewertungsmethodik wurden von Claus Nielsen, Gründer von HRNeeds und Experte für HR-Softwareauswahl, fachlich geprüft.
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Personalmanagement
Was umfasst Personalmanagement?
Unter Personalmanagement fallen sämtliche Aufgaben, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden planen, gewinnen, einsetzen, entwickeln, führen und administrativ begleiten. Dazu gehören operative Tätigkeiten ebenso wie langfristige Entscheidungen zur Personalstruktur und Kompetenzentwicklung. Ziel ist eine Personalarbeit, die betriebliche Anforderungen mit den Interessen und Rechten der Mitarbeitenden in Einklang bringt.
Diese Verantwortung liegt nicht allein bei der HR-Abteilung. Geschäftsleitung und Führungskräfte prägen Personalentscheide, Zusammenarbeit, Entwicklung und Unternehmenskultur wesentlich mit. HR stellt dafür Prozesse, Richtlinien, Daten, Standards und passende Instrumente bereit und sorgt dafür, dass die Beteiligten auf einer gemeinsamen Grundlage arbeiten.
Kernaufgaben und Ziele im Personalmanagement
| Handlungsfeld | Typische Aufgaben | Nutzen für das Unternehmen |
|---|---|---|
| Personalplanung | Personalbedarf nach Menge und Qualifikation bestimmen, Kapazitäten abstimmen und Nachfolgen vorbereiten | Benötigte Fähigkeiten und Ressourcen rechtzeitig verfügbar machen |
| Rekrutierung | Anforderungsprofile erstellen, Bewerbungsprozess steuern, Auswahl organisieren und Vertragsabschluss begleiten | Offene Positionen strukturiert und nachvollziehbar besetzen |
| Onboarding | Eintritt, Aufgaben, Unterlagen, Zugänge und Einarbeitung aufeinander abstimmen | Einen geordneten Start mit klaren Zuständigkeiten ermöglichen |
| Personaladministration | Stammdaten, Verträge, Nachweise, Absenzen und relevante Fristen verwalten | Administrative Arbeit vereinheitlichen und verlässlichere Daten schaffen |
| Personalentwicklung | Kompetenzen erfassen, Weiterbildungen planen, Ziele begleiten und Entwicklungsgespräche dokumentieren | Qualifikationen gezielt aufbauen und interne Perspektiven fördern |
| Führung & Zusammenarbeit | Ziele, Feedback, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Führung und Mitarbeitenden gestalten | Orientierung geben sowie Leistung und Bindung unterstützen |
| HR-Controlling | Kennzahlen, Veränderungen und personelle Risiken analysieren | Personalentscheide mit nachvollziehbaren Daten unterlegen |
| Offboarding | Austritt, Rückgaben, Arbeitszeugnis, Zugriffsende und Aufbewahrung koordinieren | Übergaben, Pflichten und Abschlussprozesse geordnet durchführen |
Personalmanagement und Human Resource Management: Wie unterscheiden sich die Begriffe?
Die Begriffe Personalmanagement und Human Resource Management werden im beruflichen Kontext meist synonym eingesetzt. Inhaltlich lassen sich jedoch unterschiedliche Schwerpunkte erkennen: Während Personalmanagement sämtliche Aufgaben rund um Beschäftigte umfasst, richtet Human Resource Management den Blick stärker auf den strategischen Einsatz von Talenten, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten. Bei der Auswahl einer passenden Software ist diese Unterscheidung jedoch zweitrangig. Entscheidend ist vielmehr, welche konkreten HR-Abläufe die Lösung abdecken soll.
| Betrachtung | Personalmanagement | Human Resource Management |
|---|---|---|
| Fokus | Organisation, Planung und Steuerung der gesamten Personalarbeit | Strategische Entwicklung und gezielte Nutzung personeller Ressourcen |
| Zeitraum | Von täglichen Abläufen bis zur längerfristigen Planung | Häufig stärker auf langfristige Entwicklung und Wertschöpfung ausgerichtet |
| Softwarebezug | Personalakte, Stammdaten, Abläufe, Absenzen und Reporting | Oft ergänzt um Talent, Skills, Performance und Workforce Analytics |
Weshalb sich digitale Personalmanagement-Software lohnt
Personalmanagement-Software bündelt personelle Informationen und unterstützt Unternehmen dabei, HR-Prozesse digital zu verwalten, zu koordinieren und auszuwerten. Je nach Ausrichtung wird auch von HRIS, HRMS oder Human Capital Management System gesprochen. Manche Lösungen decken als Suite zahlreiche HR-Bereiche ab, andere lassen sich modular einführen und auf einzelne Aufgabenfelder begrenzen.
Der zentrale Mehrwert liegt in einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis. Statt dieselben Informationen in mehreren Excel-Dateien, E-Mail-Verläufen oder getrennten Systemen nachzuführen, werden Änderungen an einer definierten Stelle erfasst und stehen anschliessend für weitere Prozesse zur Verfügung. Das reduziert doppelte Pflege, verbessert den Informationsstand und schafft mehr Übersicht für HR und Führungskräfte.
Welche Funktionen sind bei Personalmanagement-Software wichtig?
| Funktion | Nutzen im Alltag | Wichtige Prüfpunkte |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte | Personaldokumente und mitarbeiterbezogene Informationen zentral strukturieren | Aktenstruktur, Volltextsuche, Versionen, Berechtigungen und Protokollierung |
| Stammdaten | Eine einheitliche Grundlage für nachgelagerte HR-Prozesse bereitstellen | Plausibilitätsprüfungen, Historie, Massenbearbeitung und Datenimport |
| Dokumentenmanagement | Vorlagen, Ablage und Genehmigungen konsistent organisieren | Vorlagensteuerung, elektronische Signatur, Export und Aufbewahrungsregeln |
| Workflows & Termine | Wiederkehrende Aufgaben automatisiert verteilen und nachverfolgen | Konfigurierbare Abläufe, Eskalationen, Erinnerungen und Statusanzeige |
| Employee Self Service | Mitarbeitenden kontrollierten Zugriff auf eigene Daten und Dokumente geben | Detaillierte Rechte, mobile Nutzung und definierte Freigabeschritte |
| Manager Self Service | Führungskräfte ausgewählte Teamprozesse direkt bearbeiten lassen | Rollenmodell, Stellvertretungen und klar begrenzte Datensichten |
| Absenzen | Ferien und weitere Abwesenheiten digital erfassen und genehmigen | Regeln, Kalender sowie Übergaben an Zeiterfassung und Lohnabrechnung |
| Reporting | Kennzahlen und Entwicklungen für HR und Management sichtbar machen | Filtermöglichkeiten, Datenqualität, Zugriffssteuerung und Export |
| Schnittstellen | Mehrfache Datenerfassung zwischen Recruiting, Lohn und Zeiterfassung reduzieren | Dokumentierte APIs, Standardanbindungen und klare Systemverantwortung |
| Datenschutz & Sicherheit | Sensible Personaldaten schützen und Bearbeitungen nachvollziehbar halten | Verschlüsselung, Logs, Löschkonzept, Auftragsbearbeitung und Wiederherstellung |
Ganzheitliche HR-Suite oder spezialisierte Lösungen?
Bei einer ganzheitlichen HR-Suite greifen die einzelnen Funktionen in der Regel auf einen zentralen Datenbestand und eine konsistente Bedienstruktur zurück. Spezialisierte Fachlösungen bieten sich hingegen an, wenn einzelne Aufgabenbereiche besondere Anforderungen stellen oder vorhandene Systeme weiterhin eingebunden werden müssen. Unabhängig vom gewählten Ansatz kommt es auf reibungslose Systemverbindungen und klar geregelte Zuständigkeiten für die jeweiligen Daten an.
| Kriterium | Integrierte HR-Suite | Best-of-Breed / Einzelmodule |
|---|---|---|
| Datenhaltung | In der Regel zentral und über mehrere Module hinweg einheitlich | Auf verschiedene Systeme verteilt; gute Integration wird besonders wichtig |
| Einführung | Meist als breiteres Gesamtvorhaben angelegt | Kann nach Bedarf und Priorität etappenweise erfolgen |
| Fachliche Tiefe | Durchgängige Standardabläufe innerhalb einer Plattform | Je Anwendungsbereich oft sehr hohe Spezialisierung möglich |
| Betrieb | Weniger Anbieter und technische Übergabepunkte | Höherer Aufwand für Koordination und Schnittstellenmanagement |
Digitale Personalakten als Basis effizienter HR-Arbeit
Mit einer digitalen Personalakte lassen sich wichtige Unterlagen zu Mitarbeitenden an einem zentralen Ort geordnet und geschützt verwalten. Sie dient damit als Informationsbasis für zahlreiche Personalprozesse. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Nachweise und weitere Dokumente können gezielt gesucht und abhängig von Rolle und Berechtigung eingesehen oder bearbeitet werden.
Für HR reduziert sich dadurch der Aufwand für manuelle Ablage und Suche. Papierdossiers und parallele Speicherorte können zurückgedrängt werden, während Abläufe transparenter und besser nachvollziehbar werden. Gerade bei wachsenden Organisationen schafft eine sauber geführte digitale Akte eine skalierbare Grundlage für eine strukturierte Personaladministration.
Welche Dokumente werden in der digitalen Personalakte erfasst?
| Dokumentkategorie | Typische Inhalte |
|---|---|
| Arbeitsverhältnis | Arbeitsvertrag, Ergänzungen sowie Änderungen von Funktion oder Vergütung |
| Stammdaten & Nachweise | Kontaktangaben, Steuer- und Sozialversicherungsinformationen sowie Bewilligungen |
| Bewerbung & Qualifikation | Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome und weitere Qualifikationsnachweise |
| Lohn & Vergütung | Lohnunterlagen, Bescheinigungen und Informationen zu variablen Vergütungsbestandteilen |
| Arbeitszeit & Absenzen | Ferien, weitere Abwesenheiten und Arbeitszeitnachweise |
| Entwicklung | Zielvereinbarungen, Beurteilungen sowie Aus- und Weiterbildungsnachweise |
| Korrespondenz & Massnahmen | Wichtige Vereinbarungen, formelle Hinweise und relevante HR-Korrespondenz |
| Austritt | Kündigung, Austrittsvereinbarungen, Arbeitszeugnis und dokumentierte Rückgaben |
Welche Kennzahlen lassen sich digital auswerten?
Eine digitale Personalakte dient nicht nur zur strukturierten Speicherung von Unterlagen, sondern kann zugleich relevante Mitarbeiterdaten für Analysen und andere HR-Prozesse bereitstellen. Welche Kennzahlen und Berichte sich daraus erstellen lassen, variiert je nach Lösung und gewähltem Funktionsumfang. Typische Auswertungsmöglichkeiten umfassen unter anderem:
- Mitarbeitendenprofile: Zusammenfassung relevanter Stammdaten, Qualifikationen und Angaben zum Arbeitsverhältnis
- Leistungs- und Entwicklungsübersichten: Dokumentation von Zielen, Beurteilungen und Entwicklungsgesprächen
- Weiterbildungsreports: Übersicht über absolvierte, geplante oder noch benötigte Qualifizierungsmassnahmen
- Absenzauswertungen: Analyse von Ferien, Krankheit und weiteren Abwesenheiten
- Einsatzplanung: Darstellung von Verfügbarkeiten und Personaleinsätzen, beispielsweise in Schicht- oder Einsatzmodellen
Solche Auswertungen erleichtern es HR-Verantwortlichen, benötigte Informationen rasch bereitzustellen, Entwicklungen zu erkennen und Prozesse datenbasiert zu steuern.
Damit kann die digitale Personalakte weit über eine reine Dokumentenablage hinausgehen und sowohl operative als auch längerfristige Personalentscheide unterstützen.
Welchen Mehrwert bietet eine digitale Personalakte?
- Informationen schneller finden: Berechtigte Personen greifen über Suchfunktionen und eine klare Ablagestruktur auf aktuelle Unterlagen zu
- Weniger parallele Ablagen: Dokumente und Daten müssen nicht gleichzeitig in Papierdossiers, E-Mails und Tabellen nachgeführt werden
- Mehr Transparenz in Abläufen: Änderungen, Freigaben und Termine können systematisch dokumentiert und später nachvollzogen werden
- Zugriff nach Rolle: HR, Führungskräfte und Mitarbeitende sehen nur jene Informationen, die für ihre jeweilige Aufgabe vorgesehen sind
- Konsistentere Daten: Pflichtfelder, Prüfregeln und zentrale Pflege verringern widersprüchliche oder veraltete Datenstände
- Self Services entlasten HR: Freigegebene Dokumente können selbst abgerufen und definierte Änderungen kontrolliert angestossen werden
- Aufbewahrung besser organisieren: Fristen, Prüfungen und Löschprozesse lassen sich in nachvollziehbare Abläufe integrieren
- Personalplanung fundieren: Informationen zu Kompetenzen, Absenzen, Entwicklung und Einsatzmöglichkeiten unterstützen mittel- und langfristige Planungen
Wie KI eine Personalmanagement-Software unterstützen kann
Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz werden zunehmend direkt in HR-Systeme integriert. Dabei steht nicht zwingend die vollständige Automatisierung von Personalentscheiden im Vordergrund. Häufiger unterstützt KI bei wiederkehrenden Tätigkeiten, etwa indem sie Informationen auffindbar macht, Inhalte zusammenfasst, Entwürfe erstellt oder grössere Datenmengen strukturiert auswertet.
Welche Einsatzmöglichkeiten einen echten Mehrwert bieten, hängt vom jeweiligen Prozess und den verfügbaren Daten ab. In Personalmanagement-Software finden sich derzeit besonders häufig folgende Anwendungsfelder:
| KI-Anwendung | Möglicher Einsatz im HR |
|---|---|
| Dokumentenanalyse | Dokumentinhalte erkennen, strukturieren und passenden Bereichen oder Datensätzen zuordnen |
| Generative Texterstellung | Entwürfe für Schreiben, Stellenprofile, Gesprächsleitfäden und andere HR-Unterlagen vorbereiten |
| HR-Assistenten & Chatbots | Fragen zu internen Richtlinien, Abläufen oder bereits vorhandenen HR-Informationen beantworten |
| Datenanalyse | Personaldaten und Kennzahlen untersuchen sowie Auffälligkeiten oder Entwicklungen sichtbar machen |
| Skill- und Kompetenzanalyse | Qualifikationen strukturieren und mögliche Kompetenzlücken oder Weiterbildungsbedarfe erkennen |
| Workflow-Unterstützung | Nächste Arbeitsschritte vorschlagen, Aufgaben vorbereiten und wiederkehrende Prozessschritte unterstützen |
| KI-Agenten | Mehrstufige Tätigkeiten innerhalb klar definierter HR-Prozesse vorbereiten oder automatisiert ausführen |
So finden Schweizer Unternehmen die passende Lösung für ihr Personalmanagement
Ein sinnvoller Softwarevergleich beginnt nicht bei der längsten Funktionsliste, sondern bei den eigenen Abläufen. Wer Anforderungen strukturiert vorbereitet, kann vermeiden, dass einzelne Komfortmerkmale wichtiger erscheinen als zentrale Themen wie Datenstruktur, Integrationen, Datenschutz, Betrieb und langfristige Nutzbarkeit.
- Zielbild festlegen: Welche konkreten Probleme soll die neue Lösung lösen und welche Resultate werden erwartet?
- Heutige Prozesse analysieren: Doppelte Datenpflege, Medienbrüche, Wartezeiten, Fehlerquellen und unklare Verantwortlichkeiten erfassen.
- Anforderungen priorisieren: Muss-, Soll- und Kann-Kriterien nach Nutzen, Risiko und Relevanz ordnen.
- Systemlandschaft definieren: Festlegen, welche Systeme führend bleiben und welche Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden müssen.
- Datenschutz und interne Vorgaben berücksichtigen: Rollen, Löschung, Hosting, Verträge und Beteiligungsprozesse frühzeitig prüfen.
- Anbieter einheitlich vergleichen: Dieselben Use Cases, Fragen und Bewertungskriterien für alle Lösungen verwenden.
- Praxisnahe Demo verlangen: Typische Abläufe mit realistischen Rollen und Beispieldaten zeigen lassen statt nur Standardpräsentationen anzusehen.
- Gesamtkosten und Vertragsrahmen prüfen: Neben Lizenzen auch Migration, Einrichtung, Schnittstellen, Support, Schulungen, Updates und Exit-Szenarien einbeziehen.
Personalmanagement-Software vergleichen: So finden Sie auf HRNeeds Ihre Lösung
HRNeeds schafft Transparenz im HR-Softwaremarkt und stellt über 100 sorgfältig geprüfte Lösungen aus der DACH-Region und weiteren europäischen Märkten gegenüber. Unternehmen können so verschiedene Anbieter objektiv anhand ihrer eigenen Anforderungen vergleichen und schneller eine passende Softwarelösung identifizieren.
Da jedes Unternehmen andere Anforderungen, bestehende Systeme und strategische Schwerpunkte mitbringt, setzt HRNeeds auf eine systematische Bewertung. In die Analyse fliessen beispielsweise benötigte Funktionen, technische Infrastruktur, Integrationen, Datenschutzvorgaben und das verfügbare Budget ein. So werden gezielt HR-Lösungen herausgefiltert, die zu den konkreten Prozessen und Gegebenheiten des Unternehmens passen.
Die 6 besten Personalmanagement-Softwarelösungen für Unternehmen in der Schweiz mit 50 - 2'500 Mitarbeitern
| Anbieter | BF | DV | WF | RS | SZ | EXB | KA | Note | Kurzbegründung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| benobix GmbH | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1,9 | Schweizer SaaS-Anbieter für Unternehmens- und Personalführung. Der HR-Bezug ist klar; Detailfunktionen einer eigenständigen digitalen Personalakte sind öffentlich jedoch weniger umfassend dokumentiert. |
| Rexx Systems Schweiz AG | 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1,3 | Umfangreiche digitale Personalakte mit Workflows, Suche, Scanmanager, digitaler Signatur, granularen Berechtigungen und Schnittstellen; Rechenzentren auch in der Schweiz. |
| Suiteify | 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1,3 | Digitale Personalakte mit zentraler, revisionssicherer Ablage, Volltextsuche, automatischer Archivierung, Rollen- und Rechtesystem sowie Workflows; für den Schweizer Markt angeboten. |
| SD Worx Switzerland AG | 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1,3 | HR- und Payroll-Anbieter mit digitalem Dokumentenmanagement und Personalakten-Ansatz; Fokus auf sichere HR-Dokumente, digitale Workflows und Compliance. |
| Abacus Umantis AG | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1,0 | Sehr starker Schweiz-Bezug: digitales Personaldossier, MyAbacus Self-Service, HR-Core, Workflows, Lohn, Zeit, Signatur und weitere HR-Prozesse in einer integrierten Umgebung. |
| Personio | 2 | 1 | 2 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1,4 | Cloudbasierte HR-Plattform mit digitalem Personaldossier, zentraler Dokumentenablage, Berechtigungen sowie Erinnerungen an Termine und Fristen; eigene Schweizer Produktseite. |
Bewertungsmethodik
Für einen möglichst transparenten Vergleich betrachtet HRNeeds die Softwarelösungen anhand klar definierter, objektiver Bewertungskriterien. Die Bewertungsmatrix soll Unternehmen dabei helfen, Unterschiede, Stärken und Schwerpunkte der einzelnen Lösungen schneller zu erkennen und dient als Orientierung im Auswahlprozess.
Da HRNeeds bei der Vorauswahl konsequent auf leistungsstarke und etablierte Lösungen setzt, liegen die betrachteten Anbieter qualitativ häufig nah beieinander. Eine finale Softwareempfehlung erfolgt daher immer individuell auf Basis der konkreten Kundenanforderungen, Prozesse und Ziele, um die bestmögliche und passgenaue Lösung zu identifizieren.
BF: Benutzerfreundlichkeit
Bewertet werden die Übersichtlichkeit, intuitive Bedienung und der Einarbeitungsaufwand der Software.
DV: Dokumentenverwaltung & Aktenstruktur
Berücksichtigt werden die strukturierte Ablage, Organisation und Zuordnung von Dokumenten und Akten.
WF: Workflows & Freigaben
Im Fokus stehen die Abbildung und Automatisierung von Prozessen, Aufgaben und Freigaben.
RS: Rechte & Sicherheit
Relevant sind Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Funktionen zum Schutz sensibler Daten.
SZ: Suche & Zugriff
Entscheidend sind die Suchmöglichkeiten sowie der schnelle und gezielte Zugriff auf Informationen und Dokumente.
EXB: Externe Bewertungen
Soweit verfügbar, werden zusätzlich öffentlich zugängliche Bewertungen, Erfahrungsberichte und weitere externe Informationen zu den jeweiligen Softwarelösungen berücksichtigt.
KA: Kundenanzahl
In die Einordnung fliesst darüber hinaus die Anzahl der Unternehmen ein, die die jeweilige Softwarelösung bereits nutzen.
Benotung
| Note | Bewertung | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | Sehr gut | 4,5 – 5 Sterne |
| 2 | Gut | 3,5 – 4,4 Sterne |
| 3 | Befriedigend | 2,5 – 3,4 Sterne |
| 4 | Ausreichend | 1,0 – 2,4 Sterne |
| 5 | Mangelhaft | < 1 Stern |
FAQ: Fragen zu Personalmanagement-Software in der Schweiz
Was ist eine Software für das Personalmanagement?
Eine Software für das Personalmanagement ermöglicht es Unternehmen, zentrale HR-Prozesse digital zu organisieren und sowohl administrative als auch strategische Aufgaben systematisch zu unterstützen. Ihr Einsatz umfasst unter anderem die Personalbedarfsplanung, Mitarbeitendengewinnung, Verwaltung, Weiterentwicklung, Führung sowie langfristige Bindung von Beschäftigten. Dabei werden personalbezogene Informationen gebündelt, standardisierte Prozesse automatisiert und benötigte Daten für fundierte Entscheidungen zugänglich gemacht. Auf diese Weise trägt die Software dazu bei, die Personalarbeit übersichtlicher und effizienter zu gestalten und gleichzeitig auf die übergeordneten Unternehmensziele auszurichten.
Was bedeutet digitale Personalakte im Personalwesen?
Die digitale Personalakte überführt das klassische Personaldossier in eine elektronische, zentral verwaltete Form. Sie bündelt relevante Dokumente und Angaben zu Mitarbeitenden und stellt diese – abhängig von den definierten Zugriffsrechten – für HR-Prozesse digital bereit.
Welche Unterlagen werden digital in der Personalakte verwaltet?
Je nach Unternehmen können dazu Arbeitsverträge und Änderungen, Stammdaten, Qualifikations- und Ausbildungsnachweise, Lohnunterlagen, Arbeitszeit- und Absenzdokumente, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsunterlagen, wichtige Korrespondenz sowie Dokumente im Zusammenhang mit einem Austritt gehören.
Lassen sich die Zugriffsrechte je nach Nutzergruppe individuell festlegen?
Ja. Über Rollen und Berechtigungen lässt sich festlegen, wer bestimmte Daten oder Dokumente lediglich ansehen, bearbeiten oder administrieren darf. Dadurch können HR, Führungskräfte und Mitarbeitende jeweils genau jene Zugriffe erhalten, die für ihre Aufgaben vorgesehen sind.
Ist eine digitale Personalakte in der Schweiz DSG-konform?
Das ist möglich, wenn Software, Konfiguration und interne Prozesse die jeweils anwendbaren Datenschutzanforderungen erfüllen. Bei der Auswahl sollten Unternehmen unter anderem auf differenzierte Berechtigungen, Protokollierung, Verschlüsselung, Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie geeignete Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung achten. Für Schweizer Unternehmen sollte insbesondere geprüft werden, wie die Lösung mit den für sie geltenden Datenschutzvorgaben und internen Richtlinien zusammenspielt.
Brauche ich zwingend eine komplette HR-Suite, um eine digitale Personalakte nutzen zu können?
Nein. Je nach Anbieter kann die digitale Personalakte als einzelnes Modul eingeführt oder als Bestandteil einer umfassenderen HR-Suite genutzt werden. Neben der Personalakte lassen sich je nach System beispielsweise Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung, Lohnprozesse oder Zeitwirtschaft ergänzen.
Für welche Unternehmen ist eine digitale Personalakte sinnvoll?
Sie kann für Organisationen unterschiedlicher Grösse einen Nutzen bringen. Besonders relevant wird eine zentrale digitale Ablage, wenn die Zahl der Mitarbeitenden steigt, Dokumente an mehreren Orten gespeichert werden oder administrative Aufgaben im HR zunehmend Zeit beanspruchen. Dann schafft die digitale Personalakte eine besser strukturierte Grundlage für weitere HR-Prozesse.
Wie finde ich die passende Personalmanagement-Software für mein Schweizer Unternehmen?
Entscheidend sind unter anderem Unternehmensgrösse, gewünschte Funktionen, bestehende Systeme, erforderliche Schnittstellen, Betriebsmodell und Datenschutzanforderungen. HRNeeds vergleicht dafür mehr als 100 geprüfte HR-Softwarelösungen aus der Schweiz, Deutschland, Österreich und weiteren europäischen Ländern und unterstützt Unternehmen mit einer kostenlosen, anbieterunabhängigen Softwareempfehlung auf Basis der individuellen Anforderungen.