Wie die Diakonie Friedenshort ihre Personalprozesse erfolgreich transformiert hat
Die Stiftung Diakonissenhaus Friedenshort zählt zu den großen diakonischen Trägern Deutschlands. Gemeinsam mit ihren Tochtergesellschaften betreibt sie rund 300 Einrichtungen in den Bereichen Jugendhilfe, Altenhilfe und Eingliederungshilfe. Bundesweit engagieren sich knapp 2.000 Mitarbeitende für Menschen, die Unterstützung benötigen.
Angesichts wachsender Anforderungen im Personalmanagement und eines zunehmenden Fachkräftemangels stand der Friedenshort vor der Herausforderung, bestehende HR-Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Mit dem Strategieprojekt „Dem Personal Zukunft 2025“ entschied sich die Organisation deshalb für eine umfassende Digitalisierung ihrer Personalarbeit und führte die HR-Plattform HCM4all als zentrale Lösung für Recruiting, Personalverwaltung und Learning ein.
Ein besonderer Fokus lag dabei auf der aktiven Einbindung aller Beteiligten – von Einrichtungsleitungen und Personalabteilung bis hin zu den Mitarbeitervertretungen.
Ausgangssituation: Dezentrale Strukturen und fehlende Transparenz
Vor der Einführung der neuen Plattform waren viele Personalprozesse stark dezentral organisiert. Bewerbungen wurden regional per E-Mail bearbeitet, Personalakten überwiegend in Papierform geführt und Informationen häufig über Post, Fax oder Scan weitergegeben.
Diese Medienbrüche führten nicht nur zu hohem Verwaltungsaufwand, sondern erschwerten auch die Transparenz über laufende Prozesse. Ein zentrales Recruiting-Controlling war kaum möglich, ebenso fehlten aussagekräftige Kennzahlen zur Wirksamkeit von Stellenanzeigen und Recruiting-Kanälen.
Die Herausforderung: Fachkräftemangel und langsame Prozesse
Insbesondere im sozialen Bereich wirken sich unbesetzte Stellen unmittelbar auf die Betreuungsqualität aus. Gleichzeitig verlangsamten manuelle Abläufe die Personalgewinnung erheblich. Freigaben durchliefen mehrere Instanzen, Informationen mussten wiederholt eingeholt werden und wichtige Entscheidungen verzögerten sich.
Hinzu kamen datenschutzrechtliche Herausforderungen durch die dezentrale Speicherung von Bewerber- und Personaldaten.
Das Ziel: Mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit
Mit dem Projekt „Dem Personal Zukunft 2025“ verfolgte der Friedenshort einen ganzheitlichen Ansatz. Ziel war es, sämtliche HR-Prozesse zu modernisieren, die Arbeitgeberattraktivität zu stärken und die Besetzungszeiten offener Stellen deutlich zu verkürzen.
Gleichzeitig sollte eine Lösung geschaffen werden, die alle relevanten Akteure in einen transparenten digitalen Workflow integriert und sich nahtlos an bestehende Systeme – insbesondere KidiCap – anbinden lässt.
Die Lösung: Eine zentrale Plattform für den gesamten Employee Lifecycle
Nach einer umfassenden Evaluationsphase entschied sich der Friedenshort für HCM4all. Ausschlaggebend war der integrierte Plattformansatz, der sämtliche zentralen HR-Prozesse in einer Lösung bündelt.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Digitale Bewerberverwaltung mit zentraler Karriereseite
- Automatisiertes Multiposting von Stellenanzeigen
- Digitale Personalmeldungen und Freigabeprozesse
- Transparente Kommunikation über Kommentierungs- und Historienfunktionen
- Datenschutzkonformes Rollen- und Berechtigungskonzept
- Talentpool mit Einwilligungsmanagement
- Schnittstelle zu KidiCap
- Learning-Management für Schulungen und Pflichtunterweisungen
Die Umsetzung: Transparenz als Erfolgsfaktor
Die Einführung erfolgte schrittweise. Zunächst wurde das Recruiting digitalisiert, anschließend folgten weitere Personalprozesse.
Heute arbeiten Einrichtungsleitungen, Regionalleitungen, Controlling, Personalabteilung und Mitarbeitervertretungen auf einer gemeinsamen Plattform. Alle Beteiligten greifen auf denselben Informationsstand zu, können Prozesse kommentieren, freigeben und nachvollziehen.
Dadurch wurden Freigabeprozesse erheblich beschleunigt, Rückfragen reduziert und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt. Gleichzeitig gehören papierbasierte Abläufe und Medienbrüche zunehmend der Vergangenheit an.
Die Ergebnisse auf einen Blick
Die Digitalisierung der HR-Prozesse zeigt bereits deutliche Erfolge:
Zentrale Ergebnisse der HR-Digitalisierung
- Bewerbende erhalten innerhalb von 12 bis 24 Stunden eine erste Rückmeldung.
- Die Zahl der Bewerbungen steigt kontinuierlich.
- Offene Stellen können schneller nachbesetzt werden.
- 82% der Stellenanzeigen werden mobil aufgerufen.
- Die Mitarbeitervertretung spart erheblich Zeit bei Abstimmungs- und Freigabeprozessen.
- Recruiting-Kennzahlen sind erstmals zentral auswertbar.
- Datenschutz und Prozesssicherheit wurden nachhaltig verbessert.
Fazit
Mit der Einführung von HCM4all hat die Diakonie Friedenshort ihre Personalarbeit grundlegend modernisiert. Die zentrale Plattform schafft mehr Transparenz, beschleunigt Abläufe und verbessert die Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Die Success Story zeigt eindrucksvoll, wie digitale HR-Lösungen soziale Träger dabei unterstützen können, dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu stärken.