Digitale Entgeltunterlagen: Was Arbeitgeber ab 2027 beachten müssen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch führen. Die bisherige Ausnahmeregelung nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) endet zum 31. Dezember 2026. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig überprüfen, ob ihre Dokumentenprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist bereits seit 2022 vorgeschrieben. Bis Ende 2026 können sich Arbeitgeber jedoch auf Antrag von dieser Pflicht befreien lassen. Mit dem Wegfall dieser Möglichkeit wird die digitale Dokumentenverwaltung für alle Arbeitgeber verbindlich.
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Die Anforderungen betreffen insbesondere Unterlagen, die für die Sozialversicherung und Betriebsprüfungen relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Nachweise zur Versicherungspflicht, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen sowie Entsendungsunterlagen.
Entscheidend ist, dass die erforderlichen Dokumente vollständig, lesbar und eindeutig zugeordnet elektronisch vorliegen. Zudem müssen sie bei Betriebsprüfungen nachvollziehbar und innerhalb angemessener Zeit bereitgestellt werden können.
Digitale Dokumentenprozesse rechtzeitig überprüfen
Für Personalabteilungen und die Entgeltabrechnung empfiehlt es sich, bestehende Abläufe frühzeitig zu überprüfen. Sind alle relevanten Unterlagen digital verfügbar? Werden Dokumente einheitlich abgelegt und können sie bei Bedarf schnell gefunden werden?
Insbesondere bei unterschiedlichen Ablagesystemen oder manuellen Prozessen können organisatorische Herausforderungen entstehen.
BVV-Pflicht 2027: Jetzt die Weichen für digitale HR-Prozesse stellen
Die gesetzlichen Anforderungen bieten Unternehmen zugleich die Gelegenheit, ihre Dokumentenverwaltung zu modernisieren. Strukturierte digitale Prozesse können den administrativen Aufwand reduzieren, die Zusammenarbeit zwischen HR und Payroll verbessern und die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen erleichtern.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre bestehenden HR- und Dokumentenmanagementsysteme die Anforderungen erfüllen oder ob Anpassungen notwendig sind.
Weitere Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben finden Sie in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).