Ein guter Dienstplan muss in erster Linie sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeitenden im Einsatz sind, wenn das Unternehmen sie braucht. Doch es stellt sich die Frage, ob das ausreicht.
Da Unternehmen bei der Personalbesetzung, der Zeiterfassung und dem Workforce Management zunehmend datengestützt arbeiten, wird es relevant, die Einsatzplanung als mehr als das administrative Puzzle zu betrachten, als das sie so häufig bezeichnet wird. Denn ein Dienstplan beeinflusst nicht nur den Betrieb und das Personalbudget. Er beeinflusst auch den Alltag, die Flexibilität und das Gerechtigkeitsempfinden der Mitarbeitenden.
Daraus ergibt sich eine Frage, die selten angesprochen wird: Kann ein Dienstplan sowohl effizient für das Unternehmen als auch fair gegenüber den Mitarbeitenden sein?
Ein effizienter Dienstplan ist nicht unbedingt ein guter Dienstplan
Traditionell war das Ziel der Einsatzplanung relativ einfach: Die erforderliche Personalbesetzung muss zu möglichst niedrigen Kosten gewährleistet werden.
In der Praxis lässt sich diese Gleichung jedoch selten so einfach aufstellen. Wenn ein Unternehmen den Dienstplan beispielsweise allein nach den Personalkosten optimiert, kann dies zu häufigeren Änderungen, mehr Überstunden oder einer ungleichen Verteilung von Abend- und Wochenendarbeit unter den Mitarbeitenden führen. Deshalb kann ein Dienstplan, der zunächst effizient und kostengünstig erscheint, dennoch andere, unbeabsichtigte Kosten verursachen.
Diese Frage der optimalen Personalplanung wurde bereits mehrfach untersucht. Die Schlussfolgerungen daraus lauten, dass es bei moderner Einsatzplanung in hohem Maße darum geht, mehrere Interessen gleichzeitig miteinander in Einklang zu bringen, darunter die Bedürfnisse des Arbeitgebers, der Mitarbeitenden und der Kunden. Dies lässt sich häufig durch den Einsatz von Softwaresystemen wie beispielsweise Timegrip erreichen.
Unternehmen müssen die Frage daher anders stellen. Es geht nicht mehr nur darum, wie sich der günstigste oder effizienteste Dienstplan erstellen lässt. Vielmehr geht es darum, die beste Balance zwischen Wirtschaftlichkeit, Betrieb und Mitarbeiterbedürfnissen zu finden.
Wie lässt sich Gerechtigkeit im Dienstplan messen?
Gerechtigkeit erscheint zunächst als etwas Subjektives. Im Zusammenhang mit der Einsatzplanung lässt sich der Begriff jedoch deutlich konkreter fassen.
Wenn eine Person regelmäßig Wochenend- und Abendschichten übernimmt, während eine andere hauptsächlich zu attraktiven Zeiten arbeitet, können beide dennoch genau die gleiche Anzahl an Arbeitsstunden haben. Betrachtet man die Stundenzahl, ist die Verteilung fair. Betrachtet man die Lage der Arbeitszeiten, ist sie es nicht unbedingt. Gleichzeitig zeigen mehrere Untersuchungen, dass Mitarbeitende, die häufig Abend- und Wochenendschichten übernehmen, ein erhöhtes Burnout-Risiko haben können, verglichen mit Mitarbeitenden, die ausschließlich in Tagschichten arbeiten.
Deshalb kann es für Unternehmen sinnvoll sein, zu betrachten, wie verschiedene Schichtarten über einen längeren Zeitraum verteilt werden. Dies gilt insbesondere für Wochenendarbeit, Abend- und Nachtschichten, Überstunden und Änderungen an bereits veröffentlichten Schichten. Ein solcher Überblick über die Schichtverteilung lässt sich mit Systemen zur Einsatzplanung wie Timegrip schnell und einfach gewinnen.
Um als Unternehmen gut aufgestellt zu sein, kann es daher sinnvoll sein, Gerechtigkeit als KPI in der Einsatzplanung zu berücksichtigen. Über einen längeren Zeitraum kann dies dem Unternehmen eine bessere Grundlage bieten, um Ungleichgewichte zu erkennen und dadurch die Zahl der Mitarbeitenden zu verringern, die von Burnout betroffen sind.
Das bedeutet nicht, dass es eine universelle Definition eines fairen Dienstplans gibt. Es bedeutet jedoch, dass Unternehmen beginnen können, fundiertere Fragen zu ihrer eigenen Planung zu stellen.
Flexibilität im Dienstplan muss für beide Seiten gelten
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Gerechtigkeit im Dienstplan ist Flexibilität. Für das Unternehmen bedeutet Flexibilität typischerweise, dass sich die Personalbesetzung schnell an Veränderungen der Nachfrage, Krankheitsfälle oder andere betriebliche Bedürfnisse anpassen lässt. Für Mitarbeitende kann Flexibilität hingegen bedeuten, ihr Leben rund um die Arbeit planen zu können. Diese beiden Dinge sind nicht unbedingt dasselbe.
Ein Dienstplan, der sich kurzfristig ändern lässt, ist aus Unternehmenssicht flexibel. Wenn Änderungen jedoch häufig vorkommen, kann derselbe Dienstplan für Mitarbeitende schwer als Grundlage für ihre persönliche Planung dienen.
Mehrere Studien zeigen, dass Vorhersehbarkeit und der Einfluss der Mitarbeitenden auf ihre Arbeitszeiten von großer Bedeutung sind. Wenn Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten erleben, verbessern sich auch die Ergebnisse der Erhebungen zum Wohlbefinden.
Das bedeutet nicht, dass Mitarbeitende die vollständige Kontrolle über den Dienstplan haben sollten – eine solche Organisation erscheint utopisch. Vielmehr geht es darum, wie das Unternehmen eine bessere Balance zwischen betrieblicher Flexibilität und dem Bedürfnis der Mitarbeitenden nach Vorhersehbarkeit schaffen kann.
Zeiterfassung kann mehr aussagen als die Anzahl der Arbeitsstunden
Gerade deshalb ist es unerlässlich, die Zeiterfassung in die zuvor erwähnte „einfache“ Gleichung einzubeziehen. Zeiterfassung und Einsatzplanung werden häufig als zwei getrennte Bereiche behandelt. Werden sie jedoch miteinander kombiniert, können sie Aufschluss darüber geben, wie gut das Unternehmen seine Personalressourcen tatsächlich plant. Genau diese Kombination anzubieten, sehen Unternehmen wie Timegrip daher als besonders wertvoll an.
Wenn für die Mitarbeitenden im veröffentlichten Dienstplan beispielsweise 10.000 Stunden eingeplant sind, die Zeiterfassung jedoch 10.800 Stunden ausweist, geht es nicht unbedingt nur um 800 zusätzliche Stunden. Die zentrale Frage lautet: Woher kommt die Differenz?
Ist sie auf Krankheit, eine veränderte Nachfrage, Überstunden oder eine systematische Unterbesetzung zurückzuführen? Und tritt dieselbe Abweichung immer wieder auf? Wenn Unterschiede zwischen dem geplanten Dienstplan und den tatsächlichen Einsätzen entstehen, wird deutlich, dass Zeiterfassung weit mehr ist als reine Dokumentation. Richtig eingesetzt kann die Zeiterfassung Informationen für die Unternehmensführung liefern, die dazu beitragen können, Ihre Strategie für die Einsatzplanung zu verändern.
Wenn geplante und tatsächliche Arbeitsstunden über einen längeren Zeitraum miteinander verglichen werden, kann das Unternehmen Muster erkennen und dadurch eine bessere Grundlage für die zukünftige Personalbedarfsplanung gewinnen. Dies kann beispielsweise dazu beitragen, Bereiche aufzudecken, in denen häufig Überstunden entstehen oder die geplante Personalbesetzung nicht mit der tatsächlichen Arbeitszeit übereinstimmt.
Beim Workforce Management der Zukunft geht es um Balance
Die technologische Entwicklung ermöglicht es, immer mehr Aufgaben in der Einsatzplanung und Zeiterfassung zu automatisieren. Automatisierung allein beantwortet jedoch nicht die Frage, was einen guten Dienstplan ausmacht. Wenn Ihr System zur Einsatzplanung auf die niedrigsten Kosten hin optimiert, erhält das Unternehmen eine bestimmte Art von Lösung. Berücksichtigt es gleichzeitig Mitarbeiterwünsche, Gerechtigkeit, Kompetenzen, Arbeitszeitregelungen und Stabilität im Dienstplan, entsteht eine andere Lösung. Deshalb sollte es beim modernen Workforce Management darum gehen, bessere Entscheidungen über Arbeitszeit und Kapazitäten zu treffen.
Ein guter Dienstplan ist daher nicht unbedingt der günstigste. Er ist auch nicht unbedingt derjenige, der den Mitarbeitenden die größtmögliche Flexibilität bietet. Ein guter Dienstplan schafft die richtige Balance zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und denen der Mitarbeitenden. Gleichzeitig lässt sich diese Balance durch Daten belegen, die für Forecasting, Analysen und die Vorhersage von Engpässen genutzt werden können.
Die Schnittstelle zwischen Zeiterfassung, Einsatzplanung und Workforce Management ist daher genau der ideale Bereich, in dem Sie sich bewegen möchten. Denn wenn das Unternehmen nicht nur die tatsächlichen Arbeitszeiten erfasst, sondern diese auch mit der ursprünglichen Planung vergleichen kann, entsteht die Möglichkeit, kontinuierlich aus der Planung zu lernen und sie zu verbessern.
Mit einem System wie Timegrip befinden Sie sich genau an dieser Schnittstelle. Timegrip vereint Einsatzplanung und Zeiterfassung in einer Lösung, sodass Sie die geplanten Schichten mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden vergleichen können. Auf diese Weise können Sie Muster erkennen, die Ihre Einsatzplanung verbessern können: Sind es immer dieselben Mitarbeitenden, die häufig zusätzliche Schichten übernehmen? Wo kommt es wiederholt zu Änderungen oder Überstunden?
Die Antworten erleichtern eine Planung, die sowohl den Betrieb als auch den Alltag der Mitarbeitenden berücksichtigt. Denn ein gerechterer Dienstplan beginnt damit, erkennen zu können, wie der Dienstplan in der Praxis funktioniert.