Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, die Entgeltabrechnung systematisch zu überprüfen. In diesem Fachbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorbereitungen Arbeitgeber treffen sollten, um offene Abrechnungsfragen zu klären und typische Fehlerquellen zu reduzieren.
Datenqualität und Sonderfälle gezielt prüfen
Stammdaten mit der Abrechnung abgleichen
Personal- und Abrechnungsdaten sollten vor dem Jahresabschluss auf Aktualität geprüft werden. Dazu gehören die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie Änderungen bei Beschäftigung und Vergütung.
Einmalzahlungen und Auslandsarbeit berücksichtigen
Prämien und andere Sonderzahlungen benötigen eine korrekte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zuordnung. Bei Zahlungen im ersten Quartal sollte geprüft werden, ob die Märzklausel greift. Diese kann dazu führen, dass Einmalzahlungen für die Sozialversicherung dem Vorjahr zugeordnet werden. Eine Auszahlung zwischen Januar und März allein reicht dafür nicht aus; weitere Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Auch regelmäßige Arbeitsaufenthalte im Ausland gehören auf die Prüfliste.
Verantwortlichkeiten und Informationswege verbessern
Fristen gemeinsam organisieren
Zalaris empfiehlt einen zugänglichen Terminkalender mit klaren Zuständigkeiten. Vertretungen und dokumentierte Bearbeitungsstände helfen, Aufgaben auch bei Abwesenheiten zuverlässig fortzuführen.
Übergaben zwischen HR, Payroll und Finance überprüfen
Gehaltsänderungen, Eintritte und Austritte müssen rechtzeitig in der Entgeltabrechnung ankommen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, wo manuelle Übertragungen stattfinden und wie sich Informationswege verbessern lassen.
Dokumentation für spätere Prüfungen sichern
Abrechnungsunterlagen sollten vollständig und geordnet verfügbar sein. Ebenso wichtig ist, Korrekturen und Änderungen nachvollziehen zu können. Der Jahresabschluss bietet Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überprüfen und Verbesserungen für das nächste Abrechnungsjahr festzulegen.
Wie sich die Vorbereitung auf den Jahreswechsel mit der Umsetzung in SAP HCM verbinden lässt, behandelt unser kostenfreies Webinar „Payroll Check 2027: Jahreswechsel in SAP HCM“ in Kooperation mit Zalaris.
Am 15. Dezember 2026 von 11:00 bis 12:00 Uhr geben Oliver Ernst und Andreas Jaschke von Zalaris einen Überblick über gesetzliche Änderungen, Auswirkungen auf Personalprozesse und die Vorbereitung der ersten Januarabrechnung.